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Ingéniosité managériale.
Pas besoin d’être un génie pour être ingénieux

21 juillet 2021
Ingéniosité managériale

Vous vous souvenez sûrement d’Aladdin et son fameux génie de la lampe prêt à exhausser n’importe quel voeu. Et vous pensez peut-être que la solution à vos problématiques managériales ne peut venir que d’une intervention du même ordre, tant les managers sont aujourd’hui confrontés à des injonctions contradictoires et un environnement en perpétuel changement. Chez Cinaps, nous vous invitons à réfléchir autrement à ces questions via le prisme de l’ingéniosité managériale et les notions de marges de manoeuvre et de cercle d’influence.

Pourquoi l’ingéniosité est une réponse adaptée au contexte actuel ?

Pour rappel, une personne ou un mécanisme ingénieux se caractérise par son inventivité, sa débrouillardise et sa capacité à résoudre de manière pragmatique des problèmes divers. Derrière ces termes, « inventivité », « débrouillardise » ou « pragmatisme » se cache l’idée de sortir des sentiers battus, d’explorer de nouvelles pistes, d’optimiser les ressources à disposition.

Pour les entreprises actuelles, ces notions sont devenues des impératifs de survie dans un monde toujours plus complexe et incertain. Dans un contexte où chaque dépense est passée au crible, chaque tâche jugée inutile est supprimée, et où les managers sont priés de mieux faire fonctionner leur équipe, de réaliser des objectifs toujours plus ambitieux… l’ingéniosité managériale prend tout son sens.

L’ingéniosité managériale, une véritable intelligence de situation… qui se travaille !

L’idée clé derrière l’ingéniosité, la philosophie qu’elle sous-tend, c’est de trouver des solutions rapides et adaptées avec moins de ressources. Pour un manager, l’enjeu est donc de faire preuve d’une capacité d’adaptation forte et d’une intelligence de situation aiguisée dans la recherche de solutions efficaces orientées résultats. Car l’ingéniosité est toujours au service de la performance. Être ingénieux sans objectif précis revient à être simplement créatif. Quant à l’intelligence de situation, elle est parfois considérée comme un talent, mais elle constitue avant tout un axe de travail pour le manager. Pour pouvoir en faire preuve, il est primordial que le manager fasse l’analyse permanente de son environnement, car l’ingéniosité est un état d’esprit qui prend forme dans un cadre clairement défini.

Dès lors, comment mieux manager son équipe en utilisant les ressorts de l’ingéniosité ?

1. Identifier clairement sa zone de contrôle, pour focaliser son énergie sur les bonnes actions

L’ingéniosité comporte intrinsèquement une forte propension à l’action. On ne peut pas être ingénieux si l’on est un « manager exécutant ». A contrario, rien ne sert de dépenser votre énergie et chercher à être ingénieux sur un périmètre où vous n’êtes pas légitime de le faire. Mais, en tant que manager, comment segmenter son champ d’action pour concentrer ses efforts intelligemment ?

Le meilleur moyen de répondre à cette question est de s’inspirer de la théorie des cercles d’influence de Stephen Covey, qui invite à distinguer les trois cercles suivants pour clarifier vos leviers d’action :
Le cercle de préoccupations : il constitue l’ensemble des éléments sur lesquels nous n’exerçons aucune influence : la météo, les cours monétaires…
Le cercle d’influence : il regroupe les choses sur lesquelles vous n’avez pas de contrôle mais que vous pouvez influencer par vos actions
Le cercle de contrôle : il comprend l’ensemble des sujets sur lequel vous avez une emprise totale.

2. Savoir prendre ses marges de manoeuvre pour libérer l’action

Une fois les problématiques de votre zone de contrôle clairement identifiées, vous pouvez concentrer vos efforts quasi exclusivement sur ce cercle. Il vous permettra d’identifier aisément vos marges de manoeuvre. Ces marges de manoeuvre sont la pierre angulaire du management car elles permettent d’assurer une interface régulatrice entre les décisions prises en amont et les collaborateurs qui vivent les situations de travail. Et c’est seulement dans cet espace que peut s’exprimer l’ingéniosité.
Si le manager sort de ce cadre, il risque de se désaligner des orientations de son entité. En revanche, l’ingéniosité implique de s’approprier et d’interpréter la règle de façon à maximiser son pouvoir d’action.

3. Dépasser ses croyances limitantes et oser essayer

L’ingéniosité appelle une certaine audace, que l’on pourrait presque étendre à la notion de courage managérial. Elle induit une remise en question des croyances limitantes qui nous brident et nous empêchent d’essayer et d’échouer. Évidemment, il ne s’agit pas d’être téméraire ou de jouer au savant fou avec ses équipes. L’enjeu est de bien parvenir à distinguer la fin des moyens, de bien délimiter le cadre dans lequel il est possible de libérer la décision et l’action. Chassez donc les « ce n’est pas dans notre culture », « ma hiérarchie m’impose de faire ci… », « on n’a jamais fait comme ça » …

En conclusion, l’ingéniosité managériale repose sur votre capacité à identifier, en entrée, votre champ d’action, votre zone de contrôle, et à vous focaliser dessus afin de prendre vos marges de manoeuvre. Comme manager, vous ne décidez pas du « quoi faire » lorsqu’une décision stratégique est prise « là-haut », mais vous décidez du « comment le faire » pour la mettre en place avec votre équipe. C’est là que se trouve la clé de l’ingéniosité.
Analysez, faites, défaites, refaites, agissez en connaissance de conséquences afin de toujours garder l’objectif final à l’esprit. En somme, l’ingéniosité vous permet de faire les choses vite et bien.

Non loin de cette notion d’ingéniosité, émerge aussi la notion de « management frugal », selon le professeur et auteur Jaideep Prabhu (dans son ouvrage « L’innovation Jugaad, redevenons ingénieux ! »), une notion déjà développée dans les pays sud-asiatiques et ayant porté ses fruits. Associée à l’ingéniosité, la frugalité a bien des vertus notamment celle de permettre d’innover dans sa posture et ses pratiques managériales. Aussi, pour aller plus loin, nous vous avons préparé une infographie sur les 6 principes du management frugal.

Agilité

Des réunions à distance agiles et efficaces avec le Lean Coffee

9 mars 2021
Réunions collaboratives à distance lean coffee

Dans le contexte professionnel actuel, nous sommes principalement amenés à animer des réunions à distance avec les outils de visio. Alors que ces réunions s’enchaînent, nous souhaitons y trouver plus d’efficacité, tout en permettant l’expression libre des idées. Le Lean coffee, ou café des idées, est un format de réunion qui s’inspire de la « pause-café », mais qui se réalise dans un cadre structuré pour optimiser les discussions, mais sans ordre du jour précis initialement. C’est un rendez-vous au cours duquel les participants échangent sur un thème non défini à l’avance, et choisi démocratiquement.

L’origine du Lean Coffee

Le premier Lean Coffee a été organisé à Seattle en 2009 à l’initiative de Jim Benson et Jeremy Lightsmith sous la forme d’un Kanban personnel et collectif.

On désigne par tableau Kanban, un tableau avec plusieurs colonnes sur lesquelles les informations / sujets se déplacent sous forme de flux. Le Kanban est une méthode d’origine japonaise issue de la pratique du Lean mise en place chez Toyota à la fin des années 50. Le terme désigne d’ailleurs une « étiquette », sorte de fiche cartonnée qui était fixée sur les bacs et conteneurs de pièces dans une ligne d’assemblage. La méthode Kanban fait partie aujourd’hui des méthodes agiles appliquées dans la gestion de projets.

Réunions à distance ou en présentiel, dans quels cas utiliser le Lean Coffee ?

Dans le Lean Coffee, lors d’une réunion, l’objectif principal est véritablement d’échanger et que chacun apporte une valeur à l’intérêt de la conversation par son propre point de vue, sa propre vision du sujet. Il s’agit d’une animation assez conviviale où chacun peut apporter les sujets qu’il souhaite mettre à l’échange. Cette méthode permet aussi de :

  • Faciliter l’émergence de sujets à traiter dans un collectif.
  • Prioriser les sujets en collectif.
  • Structurer un temps de travail collectif.

A l’origine utilisée avec un tableau ou paperboard, des post-its, des feutres et un timer, cette méthode est aujourd’hui parfaitement adaptée pour des réunions à distance. En effet, les tableaux blancs virtuels des applications de visio mais aussi les applications comme par exemple Trello et Klaxoon permettent de le réaliser très facilement en ligne.

Lean Coffee : mode d’emploi

1 – Présentation du café des idées / Lean Coffee

Création du tableau Kanban :

  •             Les points à discuter (A faire)
  •             Les points en discussion (En cours)
  •             Les points dont nous avons discuté (Terminé)
tableau Kanban pour Lean Coffee

2 – Proposition, pitch et priorisation des sujets

Chaque participant positionne un ou plusieurs post-its dans la 1ère colonne.
Les participants réalisent ensuite le pitch de leurs sujets et votent pour déterminer l’ordre et la priorité des sujets.

3 – Échanges sur le sujet ayant obtenu le plus de votes

Celui-ci est positionné dans la colonne « en discussion » pour un premier temps à définir au préalable du Lean Coffee (ex : 8mn).

4 – A l’issu de ce temps, les participants votent à l’aide d’un vote Romain

  • Une majorité de pouces vers le haut, et on continue pour un temps supplémentaire de 4mn.
  • Une majorité de pouces vers le bas et on arrête avec ce sujet.
  • Une majorité de pouces à l’horizontale et on continue sur un temps supplémentaire de 2mn.

5 – Une fois le sujet clos, il passe en colonne « discuté » avec des post-its
« actions associées » qui permettent éventuellement d’alimenter la suite à donner à ce sujet pour une prochaine réunion. Le cycle reprend en étape 3, avec le post-it prioritaire suivant que l’on place dans la colonne en discussion.

Les points n’ayant pas été traités peuvent faire l’objet d’une prochaine réunion. L’animateur fait la synthèse des points et des actions identifiés et formalise le plan d’action : qui engage quelle action pour la réunion suivante ?

Lire aussi l’infographie Comment animer des réunions collaboratives ?

Nos conseils et points d’attention

  • Proposer suffisamment de sujets à partager au départ pour que l’exercice soit riche et productif.
  • Veiller au timing et au respect des étapes pour garantir la réussite du Lean Coffee.
  • Établir une coresponsabilité dans les règles du Lean Coffee.
  • Accepter le principe du choix par le collectif et de la parole de chacun.

A vos Kanbans !

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Agilité ou agitation : le juste équilibre ?

6 décembre 2016

L’agilité managériale comme solution de lâcher prise.

Comme toute idée nouvelle et surmédiatisée, l’agilité interroge et suscite la prudence de la part de certains managers. L’un d’eux est venu me confier son inquiétude à l’issue d’un séminaire : « L’entreprise ne voudrait-elle pas, au travers de ce nouveau concept, renforcer notre malléabilité et notre adaptabilité permanente face à l’instabilité et aux changements fréquents de stratégie ? ».
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Agilité

Tout savoir sur l’agilité managériale

27 octobre 2016

Voici un condensé sur l’agilité. 7 points pour mieux comprendre les enjeux, savoir de quelle agilité parle-t’on,  identifier le juste besoin en agilité, connaître les 3 postures agiles, et enfin considérer les compétences clefs d’un manager agile.

 

Infographie Agilité