All Posts By

Laetitia Tereygeol

Posture managériale

Performance : pourquoi la sécurité psychologique est clef ?

8 avril 2022
sécurité psychologique, la clef d'une équipe performante

Une des priorités du manager-leader est d’aider ses collaborateurs à obtenir et à maintenir la performance et l’engagement. Sur ce sujet, Google a mené le projet Aristote, une étude sur 2 ans, avec 200 interviews, 180 équipes observées et 250 facteurs étudiés. L’objectif, mettre en avant ce qui distingue les équipes à la performance élevée. Dans les facteurs retenus et avant tous les autres, cette étude a démontré que le premier critère pour obtenir des équipes hautement performantes et engagées était la sécurité psychologique.

Mais qu’est-ce que la sécurité psychologique dans une équipe ?

Selon Amy Edmondson, spécialiste de la question, « la sécurité psychologique est la croyance que personne ne sera puni ou humilié pour avoir partagé librement des idées, des questions, des préoccupations ou des erreurs. » Toujours selon elle, les équipes évoluant dans un cadre de sécurité psychologique sont « caractérisées par de la confiance interpersonnelle, un respect mutuel… où les membres se sentent confortables de rester eux-mêmes. »

La sécurité psychologique existe donc lorsque les gens pensent que leur lieu de travail est un environnement où ils peuvent s’exprimer, proposer des idées et poser des questions sans craindre d’être punis ou gênés.

Les membres des équipes avec une sécurité psychologique forte craignent moins les conséquences qui peuvent advenir après avoir pris des risques. Ils osent partager leur opinion même différente, avouer une erreur, ou bien poser des questions candides. Ainsi ils sont plus à même d’exprimer ouvertement des avis différents de leur hiérarchie ou de leurs collègues. De nombreuses études ont d’ailleurs démontré que les équipes où il régnait cette forme d’expression libre sont non seulement plus performantes et plus engagées mais aussi beaucoup plus innovantes.

En effet, la recherche en neurosciences montre que la peur consomme énormément de ressources physiologiques et que cette émotion nuit à la pensée analytique, à la perspicacité créative et à la résolution de problèmes.

Comment mesurer cette sécurité psychologique au sein d’une équipe ?

Un nombre important de questionnaires et de sondages existe pour mesurer la sécurité psychologique au sein d’une organisation avec des questions comme :

  • Si vous commettez une erreur dans cette équipe, est-elle souvent retenue contre vous ?
  • Les membres de cette équipe sont-ils capables de soulever des problèmes et des questions difficiles ?
  • Les membres de cette équipe rejettent-ils parfois les autres parce qu’ils sont différents ?
  • Est-il est prudent de prendre un risque sur cette équipe ?
  • Est-il difficile de demander de l’aide aux autres membres de cette équipe ?
  • En travaillant avec les membres de cette équipe, vos compétences et vos talents sont-ils valorisés et utilisés ?

Comment développer cette sécurité psychologique dans les équipes ?

Pour nous éclairer, Timothy R. CLARK va plus loin dans son ouvrage « The 4 stages of psychological safety », et nous donne 4 niveaux de la sécurité psychologique :

  • La sécurité de l’Inclusion
  • La sécurité d’Apprendre
  • La sécurité de Contribuer
  • La sécurité à Challenger

Pour lui, la sécurité psychologique est donc une condition permettant de se sentir inclus, en sécurité pour apprendre, en sécurité pour contribuer et en sécurité pour challenger le statu quo ; le tout sans peur des représailles, sans peur d’être marginalisé ou puni d’une quelconque façon.

Le premier niveau de la sécurité psychologique est la sécurité d’inclusion ou d’appartenance informelle dans l’équipe, c’est-à-dire que les membres du collectif vous acceptent et vous intègrent pleinement. Vous sentez faire partie entièrement de l’équipe.
Elle satisfait le besoin humain fondamental de se connecter et d’appartenir. A ce niveau, vous vous sentez en sécurité d’être vous-même et vous êtes accepté pour qui vous êtes.

La sécurité d’apprendre indique que vous vous sentez libre dans la découverte des process, de poser des questions, d’expérimenter et même de commettre des erreurs. La sécurité d’apprentissage satisfait le besoin d’apprendre et de grandir. À ce stade, vous vous sentez en sécurité pour échanger et apprendre en posant des questions, en donnant et en recevant des commentaires, en expérimentant et même en commettant des erreurs.

La sécurité de contribution est une invitation et une attente à réaliser votre travail dans le rôle qui vous est assigné dans des limites appropriées tout en supposant que vous pourrez l’effectuer avec compétences. La sécurité de contribution répond à la nécessité de faire une différence avec les autres. Vous vous sentez en sécurité pour utiliser vos compétences et vos capacités pour apporter une contribution significative.

Le dernier niveau concerne le droit de challenger le statu quo sans craindre de représailles, sanctions ou risque de nuire à sa réputation. La sécurité de challenger satisfait à la nécessité d’améliorer les choses, vous vous sentez en sécurité de prendre la parole et de remettre en question le statu quo lorsque vous pensez qu’il y a une opportunité de changer ou de vous améliorer.

Nos 8 conseils pour bâtir une culture de la sécurité psychologique dans votre équipe

  1. Faites de cette sécurité psychologique une véritable priorité. Chacun doit être à même de dire s’il se sent en sécurité surtout pour les personnes les plus réservées qui n’osent souvent pas !
  2. Développez une meilleure connaissance de vous-même et de l’équipe. En faisant réaliser des profils de personnalité comme le DISC, la Process Com ou le MBTI, de façon individuelle et collective, vous participez ainsi à une meilleure connaissance du fonctionnement de chacun et de l’équipe.
  3. Encouragez vos équipiers à utiliser un langage positif pour inspirer des conversations franches, authentiques, par exemple en bannissant les expressions utilisant la négation…
  4. Définissez des espaces délibératifs où les règles du jeu sont clairement comprises et admises, où chacun peut s’exprimer avec authenticité.
    * Lire aussi : “Nouveaux espaces de travail : optimiser l’expérience collaborateur”
  5. Créez un environnement où l’expression des idées est la bienvenue. Valorisez le courage de dire des choses même décalées ou en contradiction avec la pensée collective.
  6. Mettez en place de multiples façons de partager les idées notamment en asynchrone en dehors des temps de réunion par le biais d’outils de collaboration en ligne comme Klaxoon, Microsoft Teams ou Slack.
  7. Sollicitez activement des questions. Au moment où votre équipe va prendre une décision, faites une courte pause pour ensuite poser quelques questions et avoir des points de vue différents. Le cerveau a besoin de temps pour élaborer sa pensée et certains ont besoin de plus temps pour s’exprimer et murir leur pensée.
  8. Et enfin encouragez à apprendre de l’échec et des erreurs et partagez les leçons acquises de ces erreurs. On pourra à ce sujet lire l’excellent livre de Charles Pépin « Les vertus de l’échec ».

A vous de jouer !

En attendant la mise en pratique de ces bons conseils, découvrez nos derniers articles en vous inscrivant à notre Newsletter Pépites Box, tout simplement, une fois par mois dans votre boîte mail.

L’Equipe Cinaps

Leadership

Être bien au travail : devenez un manager influenceur !

7 mars 2022
Etre bien au travail : devenez un manager influenceur

Rien de surprenant si je vous dis que nous sommes de plus en plus de convaincus de l’importance du bien-être en général et plus particulièrement de “l’être bien” au travail. Nombreux sont les collaborateurs qui ne veulent plus travailler n’importe comment et à n’importe quel prix et surtout pas au détriment d’une certaine qualité. C’est une vraie tendance, exacerbée par la crise du Covid. Le bien-être et la quête d’un épanouissement débordent dans la sphère professionnelle et les entreprises ne peuvent plus l’ignorer. D’autant plus que nous passons en moyenne 8 heures par jour à travailler, alors autant prendre un temps de recul pour ré-enchanter nos temps de travail et remettre l’humain au cœur de l’entreprise. 

Les leviers pour se sentir mieux au travail sont nombreux, cette liste n’est pas exhaustive, voici certaines clefs qui contribuent à notre propre épanouissement et à celui de nos équipes.

Performance et bien-être, ça matche ou pas ?

Il y aura toujours des réfractaires qui pensent que bien-être au travail et performance sont deux notions antinomiques. Pour eux, impensable d’obtenir de la performance sans souffrance ou au contraire de maintenir un niveau élevé de performance avec des collaborateurs très portés sur leur bien-être. Je vous conseille sur ce sujet de lire l’article de Nathalie Bernard et Emmanuel Abord de Chatillon, qui ont réalisé une étude sur 271 entreprises sur leurs pratiques en matière de bien-être et de performance. L’idée que la performance doit se faire aux dépens du bien-être des salariés est selon eux battue en brèche par ces résultats.

Le manager, nouvel influenceur de l’être bien au travail

Si le sujet de l’être bien au travail est de plus en plus central dans la vie d’une organisation, elle l’est par conséquent dans l’ambition managériale. Le rôle du manager est clef, il peut être, s’il le souhaite, un influenceur du plaisir au travail dans l’entreprise. Même si l’être bien reste du ressort de chaque individu, le manager est à même de créer les conditions favorables à l’épanouissement de ses collaborateurs. Ainsi un manager aligné, qui a une bonne connaissance de soi, sera plus à même d’accompagner ses collaborateurs dans leurs actions et dans leur développement, ce qui, à terme, aura des répercussions sur la performance de l’organisation.

Il a tout intérêt à intégrer dans son management des pratiques individuelles et/ou collectives (empathie, écoute active, météo intérieure, méditation…) qui auront un impact sur la bienveillance au sein de l’équipe, mais aussi sur la cohésion, la qualité du travail, la prise de recul, la gestion du stress.

4 conseils pour devenir un manager influenceur de l’être bien au travail

1/ Ne laissez pas le bonheur à la porte de votre entreprise

Pourquoi faudrait-il faire une césure entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle ? Certaines personnes sont heureuses dans leur vie, alors comment veiller à ce qu’elles puissent être elles-mêmes au sein de l’entreprise ? La question mérite une réponse parce qu’il y a de grandes chances que si vous êtes vous-même au travail, vous soyez « heureux » au travail !

Pour cela, il faut que les collaborateurs puissent exprimer librement qui ils sont, ce qu’ils pensent, et ce qu’ils souhaitent proposer, sans crainte, et ce grâce à un environnement de travail sécurisant. Et le manager, de par sa vision et la connaissance fine de son équipe, peut accompagner chaque individu à être au bon endroit, à oser des projets qui lui ressemblent, et à développer son pouvoir d’agir. Que de grandes sources d’épanouissement !

2/ Pensez well-working

Si le concept est rattaché aux espaces de coworking, il est intéressant et il marque une tendance forte de repenser nos espaces de travail pour que le mieux-être de l’individu soit pris en compte. L’intérêt est de rendre les collaborateurs plus productifs et satisfaits à travers un lieu design, inspirant, et des activités complémentaires. De plus en plus, on remarque que le concept du bureau reprend des codes propres au monde de l’hôtellerie, avec pléthore de services proposés.

A titre d’exemple, nous avons récemment repensé nos bureaux au sein de Cinaps ; encore plus humains, plus accueillants, prenant en compte nos usages dus à nos différents métiers et façons de fonctionner. Nous voulions des bureaux ouverts, qui fassent la part belle au collaboratif et à l’innovation ; des bureaux avec un esprit « comme à la maison ».

3/ Développez une bonne connaissance de vous-même

Pour être un manager centré et ouvert sur son équipe, il faut développer sa sécurité ontologique à savoir une grande stabilité interne permettant de ne pas être déstabilisé par les événements extérieurs. Car en vous connaissant mieux vous-même vous serez plus à l’aise pour décrypter les comportements, analyser les résistances aux changements, maîtriser le stress, stimuler la motivation des équipes et mieux affirmer votre leadership.

  • Pour découvrir qui vous êtes, le MBTI de Myers Briggs est un bon début. Il permet de déterminer votre profil psychologique en fonction de 4 axes :
    • Où puisez-vous votre énergie ? Êtes-vous plutôt extraverti-e ou introverti-e ?
    • Comment recueillez-vous l’information ? Vous fiez-vous plus à vos sens ou à votre intuition ?
    • De quelle façon prenez-vous vos décisions ? Sur une évaluation objective et analytique ou sur la base de valeurs personnelles et de convictions subjectives ?
    • Quel est votre mode d’action ? Élaborez-vous un plan (jugement) ou vous adaptez-vous aux circonstances (perception) ?
  • Pour développer son bien-être et la confiance en soi, le sport. Pas d’obligation de vous lancer dans de grands exploits sportifs pour cela, mais simplement mettez le curseur au bon niveau pour progresser dans votre pratique. Exercé de manière régulière, à plusieurs pour plus de convivialité, le sport est bon pour la santé et le mental, on ne le répètera jamais assez ! Un esprit sain dans un corps sain, rappelez-vous !
  • Pour mieux respirer, reprenez le contrôle de votre temps. Prenez un moment pour planifier votre semaine en intégrant ce qui est source d’équilibre pour vous (la vie professionnelle, la vie de famille, la vie « sociale », le sommeil, etc.)

4/ Managez autrement, et si vous étiez un leader plus well-being centric ?

Les entreprises n’ont jamais autant communiqué sur leurs actions pour avoir des collaborateurs heureux, et paradoxalement, le nombre d’arrêts de travail n’a jamais cessé d’augmenter. Les collaborateurs malheureux sont 2 fois plus malades, 6 fois plus absents, 2 fois moins créatifs, ce qui représente un surcoût en France de 60 milliards d’euros (source : article “Pourquoi les neurosciences vont-elles révolutionner votre façon de manager ?” Harvard Business Review France). Face à ces chiffres, le manager peut agir, en adoptant un management différent permettant aux collaborateurs de s’engager dans leur travail pleinement et librement.

Voici quelques leviers permettant de garantir un bon niveau d’efficacité tout en répondant aux besoins de son équipe :

  • La confiance : en tant que manager, comment développer les conditions de la confiance, faire confiance et pratiquer un management responsabilisant, être soi-même en confiance, ou encore inspirer confiance ?
  • La flexibilité : notamment par rapport à son propre rythme de travail, mais aussi une flexibilité de lieu.
  • La reconnaissance : avec l’utilisation d’un feedback constructif et bienveillant pour manager la performance, développer les compétences et motiver les équipes.
  • L’empowerment : ou la capacité à développer le pouvoir d’agir des collaborateurs. Pour un manager, savoir donner un cadre clair pour développer l’autonomie, promouvoir l’initiative et la décision et ainsi développer une culture responsabilisante.

Alors si pour vous le travail doit être un facteur d’épanouissement et de réalisation de soi, la question de l’être bien prend alors tout son sens. Maintenant, êtes-vous prêt à créer un bon environnement de travail, où vos collaborateurs se sentent à l’aise et qui corresponde à vos valeurs ? Êtes-vous prêt à développer des pratiques managériales qui rassemblent, motivent, donnent envie de donner le meilleur de soi-même ? A faire un pas de côté, pour faire les choses autrement et construire un monde du travail plus en phase avec les nouvelles attentes des collaborateurs. Ready to be a Happy few ? 😁 😊

Leadership

Managers, comment agir sur la motivation de vos équipes ?

17 décembre 2021
Managers, comment agir sur la motivation des équipes ?

Avez-vous déjà écouté Toni Nadal, oncle et entraineur de Rafaël Nadal parler de motivation ? Une belle leçon de management que nous partage la plateforme de contenus Welcome Originals à travers les mots d’un grand coach sportif, sur les bons leviers de motivation. Quand on écoute ces propos, on se dit comment ne pas être motivé quand on a un leader pareil à ses côtés ! On pourrait en conclure trop hâtivement que le coach est LA clef de la motivation de son coaché ou si on fait le parallèle avec le monde de l’entreprise, que le manager est lui seul responsable de la motivation de son équipe. Pourtant, c’est une erreur. Toni Nadal ne motive pas Rafaël, il créé en revanche les conditions de sa motivation.

Mais qu’est-ce que cela veut dire ? Qu’est-ce que la motivation exactement ? Et comment en tant que manager repérer et activer les moteurs pour développer la motivation de ses collaborateurs ?

Inspiration d’ailleurs : deux enseignements à retenir sur la motivation

Sans spoiler les contenus sur Toni Nadal, je vous donne 2 principes que j’ai retenus comme étant essentiels. Primo, si Toni a toujours donné un objectif final très élevé à son neveu, il a toujours veillé à lui fixer des objectifs intermédiaires réalisables, qui l’ont incité à travailler au quotidien et lui ont apporté de la satisfaction et donc de la motivation. S’il avait fixé un objectif à court terme irréalisable, il l’aurait tout simplement démotivé. Par contre, l’objectif à long terme, comme par exemple devenir un grand joueur d’ici 5 ans, a permis de garder une exigence forte, un cap à atteindre. Deuxio, Toni nous livre une autre leçon sur l’importance de l’attitude et du mental : c’est en adoptant un état d’esprit positif que Rafaël Nadal a maintenu sa motivation, et à compétences techniques égales, c’est là que s’est joué la différence. Le mental a un rôle central, et il se doit de suivre pour maintenir la motivation intacte.

Motivation des équipes : quelles marges de manœuvre pour le manager ?

Après cette parenthèse sportive et concrète, je reviens à la notion même de motivation. On pourrait la définir comme des éléments qui poussent un individu à s’engager dans une action ou un comportement avec un but, et ce de manière durable et en surmontant les obstacles. Elle est en fait le résultat de plusieurs facteurs qui se chevauchent : l’environnement, les conditions de travail et l’attitude du collaborateur lui-même. Donc même avec la meilleure volonté du monde, le manager ne peut pas tout. En revanche, puisque la motivation suppose d’avoir de l’énergie (un carburant qui génère chez moi une dynamique), le manager peut aider à orienter cette énergie dans la bonne direction, puisque travaillant aux côtés de ses collaborateurs, il a pu repérer leurs moteurs (facteurs de satisfaction permettant de développer la motivation).
Un bon manager saura donc créer les conditions de la motivation autrement dit reconnaître les moteurs de chaque collaborateur, puis les valoriser et enfin les responsabiliser sur des actions en lien avec ce qui motive chaque individu. Il va minimiser autant que faire se peut les facteurs d’insatisfaction (politique salariale, conditions de travail, statut, etc.), du moins les considérer et développer les facteurs de satisfaction (réalisation de soi, évolution de carrière, autonomie, responsabilités, reconnaissance, etc).

Pour synthétiser, voici pour un manager les étapes importantes permettant de développer la motivation de ses collaborateurs :

  • Identifier pour chaque collaborateur, ses facteurs d’insatisfaction et ses facteurs de satisfaction.
  • Déduire les leviers ou carburants motivationnels dominants du collaborateur.
  • Identifier ses marges de manœuvre concernant les leviers repérés. Dans une entreprise, cette marge de manœuvre est par nature déséquilibrée : la direction générale possède une marge de manœuvre plus importante pour combler les facteurs d’insatisfaction, tandis que l’implication du personnel, par le biais de facteurs moteurs, est plutôt du ressort du manager.
  • Repérer alors les situations et l’équilibre des solutions (intrinsèques et extrinsèques) permettant de minimiser les facteurs d’insatisfaction et de développer les facteurs de satisfaction.

Maintenir la motivation en situation difficile : comment faire ?

Fatigués, ultra-connectés, isolés, stressés, dans l’incertitude… Les maux des collaborateurs sont nombreux après 2 années de crise sanitaire. Alors voici quelques conseils pour remotiver ses équipes dans un climat quelque peu morose :

  • Fixer les bons objectifs qui vont les motiver puisqu’ils répondent aux moteurs de chaque collaborateur.
  • Proposer de la nouveauté (et doper ainsi la dopamine de vos équipes !), et faire du changement, non pas une menace mais une opportunité de progrès.
  • Faire des feedbacks réguliers et de différentes natures : feedback valorisant, correctif, et/ou opter pour le feedforward (qui lui est prospectif et suggère des pistes d’action à venir).
  • Convaincre les collaborateurs que leur travail est utile, important et valorisant.
  • Repérer ce qui est le plus important pour eux, individuellement, et faire de son mieux pour répondre à leurs besoins.
  • Favoriser l’autonomie et la responsabilisation en fonction des attentes de chacun.
  • Manager par la confiance.
  • Faire circuler l’information et faire preuve de transparence.

Vous êtes manager, dirigeant voire responsable de formation. Vous avez besoin d’être accompagné pour favoriser l’engagement et la motivation de vos équipes ? Contactez-nous, Cinaps propose des formations sur-mesure pour booster vos équipes.

Manager, comment agir sur la motivation des équipes ?
Leadership

Comment améliorer son intelligence émotionnelle ?

9 décembre 2021
Comment améliorer son intelligence émotionnelle ?

L’intelligence émotionnelle fait beaucoup parler d’elle depuis des années. D’après Peter Salovey, professeur à Yale, et John Mayer, de l’université du New Hampshire, l’intelligence classique, mesurée par le QI (Quotient Intellectuel), n’est qu’un indicateur imparfait de l’intelligence réelle. Et donc pour la mesurer pleinement, il faut également prendre en compte, un facteur émotionnel, autrement dit, notre capacité à repérer nos émotions, les comprendre et les gérer. Et si cette capacité à exprimer, à ressentir et surtout à partager ses émotions étaient finalement une grande qualité pour le manager, faisant de lui un leader plus humain et également plus performant ? Pourquoi un tel intérêt pour l’intelligence émotionnelle et le QE (Quotient Émotionnel) ? Et plus concrètement comment mettre les émotions au service du management ?

L’intelligence émotionnelle, quelle utilité dans l’entreprise ?

Depuis la couverture du Times sur le QE et la sortie du best-seller de Goleman sur « L’intelligence émotionnelle », la question de l’intelligence émotionnelle est prise très au sérieux et notamment dans les entreprises. En effet, la qualité d’une collaboration dépend de nos motivations respectives, de nos mécanismes internes, de nos besoins. Quand elle devient difficile, voire conflictuelle, c’est que les besoins de chacun sont mal comblés et génèrent des émotions négatives. D’où l’importance de bien se connaître. Et malheureusement, il semblerait que plus on prend des responsabilités plus on est persuadé que l’on se connaît alors que finalement on se connaît très peu.

Pourtant la connaissance que l’on a de soi, de ses émotions et de notre rapport aux autres est réellement un facteur de performance mais aussi de mieux-être. Par exemple, savoir utiliser les informations provenant de nos émotions peut nous aider à prendre des décisions plus éclairées mais aussi à développer une communication plus efficace, plus assertive. Les émotions ne sont pas un problème en soi. La difficulté est de savoir les gérer.

Cédric Dumont, sportif de l’extrême, coach et conférencier, parle de l’importance du self leadership avant tout. Pour accepter le changement et devenir un acteur à part entière, il est nécessaire de développer une conscience de soi, de savoir ce qui nous motive, ce qui est important pour nous, nous donne de l’énergie, nous rend heureux, etc. Étant donné que tout se passe dans la tête, c’est notre façon de gérer nos émotions comme la peur qui fera la différence. Et si l’être humain a tendance à entrer dans un schéma de pensée négatif plutôt que positif, il faut développer ses capacités d’intelligence émotionnelle, et s’entrainer régulièrement.

Managers, comment développer votre intelligence émotionnelle ?

Voici 4 attitudes à travailler pour mettre à profit vos émotions quotidiennement.

1/ Soyez attentifs au stress.

Plutôt que de vouloir vaincre le stress, prenez du recul pour analyser et traiter les causes. Les émotions sont persévérantes et vont revenir chaque fois qu’une situation similaire se produira, et ceci tant que vous ne chercherez pas le message qu’elles véhiculent. Comment se manifestent-elles ? Quels signes physiques ? Quels signes mentaux ? Quels comportements ?

2/ Gérez vos émotions là maintenant !

Pour commencer, apprenez à les reconnaître et à identifier les situations qui les déclenchent. Les émotions sont très utiles car elles vous renseignent sur votre état intérieur et votre environnement. Comme un radar permettant de mieux comprendre les autres et soi-même.

S’il est difficile de maîtriser une émotion, vous pouvez par contre rechercher le besoin sous-jacent à l’émotion et ainsi agir différemment.

3/ Observez-vous

Apprenez à travailler votre attention, en vous observant. Repérez ainsi vos habitudes émotionnelles pour avoir un signal d’alarme. L’émotion, accueillie positivement vous apprend beaucoup de vous ou de vos besoins non comblés. Une fois vos ressentis et vos besoins identifiés, autorisez-vous à les exprimer d’une manière respectueuse pour vous-même et pour l’autre. La prochaine fois, décidez d’adopter un autre comportement.

4/ Traitez le besoin sous-jacent à l’émotion

Les besoins, s’ils sont insuffisamment comblés, génèrent des émotions négatives (peur, colère, tristesse). Cela peut entraîner sur du long terme un désengagement, une souffrance psychologique, voire un burnout. A l’inverse, lorsque vous avez identifié les besoins insatisfaits et mis en place des plans d’action pour les combler, alors vous avancez plus sereinement, avec de l’énergie, sur les projets qui vous tiennent à cœur. Pour chacun des besoins identifiés, à vous d’élaborer la bonne stratégie personnelle pour les combler : besoin de sécurité et de liberté ; besoins d’accomplissement de soi, d’apprentissage et de compétences ; besoins relationnels ; besoin de reconnaissance ; besoin de sens et de cohérence.

Pour aller plus loin, Cinaps propose une formation sur la communication positive. Un temps de prise de recul pour travailler sur ses qualités et optimiser son efficacité relationnelle. Un accompagnement sur 2 jours, pour travailler son intelligence émotionnelle et relationnelle et porter des améliorations dans son mode de management et notamment dans la gestion des conflits.


Transformation

Onboarding, on vous inspire avec de nouvelles pratiques

21 septembre 2021
Découvrir et s'inspirer de pratiques émergentes pour réinventer l'onboarding

Principal levier de l’expérience collaborateur, l’onboarding est un sujet central au sein des organisations. Dans un contexte où la nouvelle normalité semble le travail hybride, l’onboarding n’y échappe pas, et doit lui aussi se réinventer. Toujours plus digital mais néanmoins humain et surtout adapté à la culture de votre entreprise.

Alors si vous sentez que les candidats qui sonnent à votre porte ont de nouvelles attentes en termes d’intégration, que vos équipes vous poussent à imaginer un nouveau process d’onboarding plus adapté aux nouvelles formes de travail flexibles, que l’onboarding est un enjeu pour la culture de votre entreprise, tout comme la motivation et l’engagement, alors c’est certain, vous êtes au bon endroit ! Nous proposons ici des exemples inspirants en matière d’onboarding. Nous vous partageons une sélection de nouvelles pratiques mises en place par des entreprises diverses. Enfin, pour ceux qui ne le savent pas, nous proposons justement un accompagnement innovant pour vous aider à réinventer votre démarche d’onboarding avec originalité, via le Design Thinking.

Ateliers de Design Thinking pour réinventer sa démarche d'onboarding

1/ Pour s’acculturer et faire circuler l’information, the content is king

  • Doctolib profite de sa newsletter interne pour annoncer l’arrivée des nouveaux talents.
  • L’entreprise GRDF a mis en place un podcast pour garder le lien avec ses salariés. Ce média est aussi proposé aux nouveaux entrants, qui en une vingtaine de minutes peuvent découvrir des informations sur l’Entreprise, des interviews de salariés, le mot du CEO, etc.
  • Chez Welcome to the Jungle, une newsletter consacrée à l’onboarding a été créée pour donner de la visibilité aux nouveaux entrants. Elle est envoyée les 5 premiers jours du parcours pour rythmer la première semaine et nourrir les collaborateurs avec des informations sur l’entreprise, ses engagements, sa culture, etc.
  • Chez O’Clock : l’onboardé poste « à la machine à café » (channel Slack), une description de son parcours et de sa personnalité.

2/ De l’informel à distance ou en présentiel pour créer du lien

  • Payfit a revu toute sa démarche. organise un « BBQ test », où sont conviés les candidats sélectionnés ainsi que les équipes avec qui ils travailleront. Une manière très informelle de faire connaissance, autour d’un verre, tout simplement. Un moment d’une grande qualité, dans la phase de pré-intégration, très apprécié des deux côtés.
  • AB Tasty organise un café virtuel de 30 minutes entre les onboardeurs et l’onbaordé à la place du traditionnel déjeuner d’accueil.

3/ Le buddy, le nouvel ange gardien de l’onboarding 

Souvent dédiés à transmettre la culture de l’Entreprise, présents pour répondre à toutes les questions et favoriser les rencontres, les buddies ou parrains, sont un vrai point de référence pour l’onboardé à son arrivée dans l’entreprise. Chez Alan, deux tuteurs sont désignés pour chaque nouveau collaborateur :  un « Role Buddy » l’aide à comprendre son rôle dans la société, à définir ses objectifs, et un « Cultural  Buddy » facilite les échanges avec les autres collaborateurs. 

4/ Des managers épaulés pour être au top

Une attention particulière est accordée au management. Payfit et Doctolib ont mis en place des guidelines de management à distance pour aider les managers à trouver la bonne posture, à libérer du temps et à accompagner les nouveaux entrants. Disponibilité, écoute, bienveillance sont les maîtres mots pour accueillir et développer les nouveaux collaborateurs.

5/ Des solutions digitales pour engager, développer et gérer les collaborateurs

Certaines plateformes dédiées à l’onboarding permettent d’une part d’automatiser un grand nombre de taches et d’autre part de partager toutes sortes d’informations sur l’entreprise voire sur les nouveaux arrivants. Chez Welcome to the Jungle, tout nouveau collaborateur dispose de son profil sur Welcome Home avec des informations clés à savoir, son poste, l’équipe à laquelle il appartient, son niveau d’ancienneté mais aussi des informations plus personnelles qu’il a souhaitées partager : ses loisirs, son parcours, ses séries préférées.

6/ Et l’offboarding ?

Souvent négligé, il est pourtant une étape importante du parcours collaborateur. Payfit a bien compris les enjeux, et souhaite que les collaborateurs sortants restent des ambassadeurs de l’entreprise. Les managers sont également impliqués dans ce process avec les équipes RH. Ils accompagnent les candidats au départ, organisent la passation, et les questionnent pour mieux comprendre leur décision et récolter leur feedback. Une vraie démarche de capitalisation et d’amélioration de l’expérience collaborateur.

Et vous ? Partagez-nous vos nouvelles pratiques !
Et si vous avez besoin d’être accompagné pour designer un process d’onboarding centré sur l’expérience collaborateur, téléchargez notre solution d’accompagnement en cliquant juste en dessous.

Ateliers de Design Thinking pour réinventer sa démarche d'onboarding

Sources :

  • Podcast The Nest Culture
    • “Payfit, l’expérience employé de l’onboarding à l’offboarding ».
    • « Alan, fonctionner sans manager ni réunion ».
  • Livre blanc Hey Team « Les meilleures pratiques d’onboarding à distance ».
  • Welcome to the Jungle, divers articles sur l’onboarding.
  • Les Echos, “Ces entreprises innovantes et heureuses ».

Intelligence Collective

Mon équipe, ma pépite –
Comment en prendre soin et développer l’esprit d’équipe ?

30 juin 2021
Comment développer l'esprit d'équipe ?

L’unité de l’équipe a été mise à mal ces derniers temps : entre l’alternance des périodes de confinement depuis plus d’un an, et des entreprises à dimension internationale avec des collaborateurs qui travaillent aux quatre coins du monde, et ne se connaissent pas, il n’est pas toujours facile de collaborer et de fédérer.  Dans ce contexte, le rôle du manager est essentiel. Il veille sur son équipe pour qu’elle reste « en bonne santé » et assure les différents équilibres. L’exercice n’est pas facile, d’autant plus que l’équipe est constituée d’éléments autonomes ayant eux-mêmes leur propre complexité. Mais si cette complexité est organisée et maîtrisée, s’il existe une unité et une finalité, alors l’équipe représente une force considérable pour l’Entreprise. Voici donc nos 10 conseils pour faire de votre équipe une pépite !

Pour développer l’esprit d’équipe, pensez système

1/ Organisez des séances d’échanges : partage de bonnes pratiques et des difficultés rencontrées ; présentation des projets pour permettre à l’équipe de savoir sur quoi chaque collaborateur s’investit ; présentation des échecs comme source de progrès (ex. le rituel FLS de BlaBlacar « Fail, Learn, Succeed »), implication des salariés dans la recherche de solutions, etc.

2/ Quand vous en ressentez le besoin, « briefez », « debriefez ». Apportez de la clarté sur des missions, exprimez vos besoins, donnez un cadre précis. Cela permet de sécuriser la relation. Et échangez après, vous prendrez alors toute la mesure de la richesse du collectif.

3/ Organisez des binômes aux compétences complémentaires et favorisez ainsi la création de nouveaux liens, porteur de projets étonnants. Et oui, parce que VOUS connaissez bien votre équipe !

4/ Soyez initiateur de nouvelles dynamiques collectives : selon l’approche systémique, et afin d’augmenter la performance globale de l’équipe, il est plus efficace d’améliorer les interactions entre les membres que d’essayer d’améliorer la performance individuelle.

5/ Reconnaissez la place et valorisez les apports de chacun. Dans des temps de troubles, certains collaborateurs s’immobilisent et d’autres se révèlent. C’est un moment important pour valoriser les initiatives et contributions particulières qui font avancer le collectif.

6/ Donnez du sens aux missions à travers le storytelling et donc racontez, racontez et racontez ! Par exemple, le contexte d’un projet, sa raison d’être, ce que ça a apporté à l’équipe, comment elle a travaillé, les appréciations des bénéficiaires, etc. 

7/ Prônez la « juste » transparence et une communication ouverte car pour prendre de bonnes décisions, les équipes doivent être au courant de tout. A vous de définir sur quels canaux, à quelle fréquence, comment partager cette information, à l’écrit, à l’oral… Mais l’idée est de laisser circuler l’information, laisser chacun partager le pourquoi et le comment de ses décisions, et ainsi de se nourrir des bonnes idées de chacun. Toute la force de l’intelligence collective. De plus en plus d’entreprises préfèrent l’écrit aux réunions, car asynchrone et moins mangeur de temps. Enfin, pour cultiver la transparence, pensez au feedback, toujours constructif pour s’améliorer et grandir.

8/ Avancez avec un cadre et des objectifs clairs : à la semaine, au mois, à vous de voir. Ils permettent une prise de décision rapide et la satisfaction d’avancer en permanence. Co-élaborez ces objectifs en équipe, afin de favoriser la participation et l’engagement de tous.

9/ Jugulez les éventuelles tensions de façon à sauvegarder un climat positif. Une ambiance sereine est importante pour bien travailler et se concentrer sur l’essentiel.

10/ Affichez et défendez des valeurs coopératives : solidarité, confiance, partage, humilité, co-responsabilité, etc. Mais attention, ces valeurs ne sont pas naturelles et implicites, alors pour qu’elles soient comprises, partagées et intégrées par tous, définissez-les ensemble, écrivez-les, faîtes les vivre, c’est le socle de votre équipe. L’objectif, s’y référer au quotidien pour toutes les décisions importantes.

Alors voici quelques clefs pour rendre votre équipe plus cohésive. Pas de recette magique, mais des idées, à vous de les adapter à votre fonctionnement, à votre identité. Tout est possible, à vous d’imaginer et de co-créer un esprit d’équipe qui vous ressemble.

Intelligence Collective

Le Design Thinking,
un état d’esprit pour des changements profonds

22 mars 2021
Design thinking état d'esprit pour des changements profonds

Le Design Thinking connaît un grand succès, et nous permet, s’il est bien mené, d’imaginer de nouvelles perspectives dans nos usages, nos postures, et nos pratiques. Cinaps a naturellement intégré cette modalité créative et puissante dans ses accompagnements, car elle place l’utilisateur/collaborateur au cœur du processus. Expérientielle, cette démarche apporte une vraie valeur ajoutée aux collaborateurs. Mais plus qu’un processus, le Design Thinking est un état d’esprit, auquel nous croyons fort. Associée à des besoins managériaux et organisationnels nouveaux, la pensée design est alors un formidable vecteur d’innovation managériale pour nous aider à travailler autrement. Libre à chacun de l’adapter, pour co-créer et au final innover.

Design Thinking et innovation managériale, quels besoins ?

A l’heure actuelle, les entreprises doivent répondre à de nouveaux enjeux notamment de transformation, de confiance, de responsabilité, de nouvelles formes de travail, etc. La pratique du Design Thinking peut aider les organisations dans ces transformations car elle pousse les acteurs à changer de paradigme, à expérimenter, à créer des dynamiques collectives et transverses pour innover.

Des exemples de besoins auxquels le Design Thinking peut apporter des solutions concrètes :

  • Faire évoluer les méthodes managériales et la culture.
  • Repenser l’organisation de travail à distance.
  • Explorer des idées nouvelles pour travailler autrement.
  • Optimiser les parcours apprenants.
  • Améliorer l’expérience collaborateur.
  • Renforcer la coopération au sein des équipes.
  • Etc.

8 compétences clefs d’un penseur design

La pensée design peut être inspirante pour les collaborateurs et les managers dans la conduite des transformations dans l’Entreprise. Car le design est une façon d’aborder un sujet, de répondre à une problématique de façon pluridisciplinaire, avec un autre mindset. Pour David Kelley et Hasso Plattner, à l’origine des D.School, tout le monde gagnerait à exercer son métier et à « concevoir » au quotidien, qu’il s’agisse de produits, de services, de projets, avec une façon de penser qui allie la pensée analytique et la pensée intuitive. 

La D.School de Stanford, qui prône une utilisation du design pour développer son potentiel créatif et apporter des changements, fait ressortir 8 compétences clefs du designer. Cela renforce l’idée que le Design Thinking est davantage un état d’esprit qu’un processus. Carissa Carter, enseignante à la D.School, compare cette démarche à une recette de cuisine. Libre à chacun, après avoir assimilé tous les ingrédients, de développer sa propre confiance créative, de créer ses outils et les expériences dont il a besoin pour un projet donné.

Le Design Thinking peut nous guider vers un nouveau mode de management de projets et d’équipe au sein des entreprises. Voici 8 compétences décrites par la D.School dont nous pourrions nous inspirer :

  • Naviguer dans l’ambiguïté : accepter l’inconfort de ne pas savoir, puis proposer des solutions quand cela est possible.
  • Apprendre des autres : développer une posture empathique, et essayer de comprendre les autres, de les observer, de les interroger, de se mettre à leur place.
  • Synthétiser les informations : donner du sens aux informations recueillies et trouver des opportunités et des perspectives.
  • Expérimenter rapidement : générer des idées, apprendre des autres, expérimenter à travers des dessins, des conceptions…
  • Passer du concret à l’abstrait : puisque tout est connecté, savoir comprendre l’écosystème dans son ensemble, les grands principes mais aussi apprendre en observant les détails.
  • Construire et fabriquer intentionnellement : donner vie à une idée, peu importe si le support est du carton, des pixels ou du texte, en adoptant toujours une logique de test and learn.
  • Communiquer délibérément : organiser les idées, les concepts, les apprentissages pour ensuite les communiquer et donner envie.
  • Concevoir un projet avec une pensée design : utiliser son intuition pour reconnaître un projet où le design peut avoir un impact positif ; puis décider des personnes, des outils, des techniques et des processus pour relever ce défi.

Bref vous l’aurez compris, le Design Thinking peut contribuer, en tant que modalité, à l’innovation managériale, encore faut-il savoir bien l’explorer pour bien l’exploiter. Outillé et accompagné, le manager penseur design saura ainsi créer de la valeur, être facilitateur de collaboration, d’idéation et de solution. Un bel atout en cette folle époque pour imaginer avec ses équipes une nouvelle normalité !

Sources

https://medium.com/stanford-d-school/lets-stop-talking-about-the-design-process-7446e52c13e8

https://www.designinnovation.be/blog/le-design-management-ou-l-integration-du-design-dans-l-entreprise-207

Leadership

Management et télétravail
10 conseils pour un management à distance efficace

3 mars 2021
Manager à distance en télétravail

La Covid a bouleversé nos modes de travail, et le télétravail s’est réellement installé dans les organisations. Une vraie révolution dans nos pratiques, notre organisation et dans le management.

Pour que management et télétravail riment avec succès, les managers adaptent leur posture : plus de confiance, plus d’autonomie, plus d’attention à l’autre, d’écoute des signaux faibles, de coopération, de rituels, d’informel, mais aussi la co-construction d’un nouveau cadre de fonctionnement… Autant de challenges à relever pour le manager et ses collaborateurs.

Découvrez :

  • nos conseils pour un management à distance efficace, levier d’engagement,
  • les pièges à éviter,
  • et les qualités à développer pour devenir un télétravailleur heureux !

Nous pouvons vous accompagner afin d’adopter de nouvelles postures, et créer ainsi un cercle vertueux permettant de favoriser l’engagement, le mieux-être et donc la performance de vos équipes en travail hybride.

A vous de jouer !

Management et télétravail manager avec succès
Transformation

Interview – Une soif de liberté bouscule les entreprises !

16 décembre 2020
Damien Gauthier Cinaps à BIG, Bpifrance, sur la liberté en entreprise

Damien Gauthier, dirigeant de Cinaps a participé à l’événement BIG organisé par Bpifrance, en octobre dernier. Retour sur une Masterclass qui parle de liberté et de responsabilité. Et si ces deux notions étaient des leviers de modernisation au sein des entreprises, porteuses de performance, d’innovation et donc de succès à long terme ? Et si avec la crise sanitaire que nous traversons, les entreprises devaient imaginer une nouvelle normalité pour répondre à des envies qui sont autres des collaborateurs, notamment une soif de liberté ? Comment faire alors évoluer la culture managériale pour aller vers des organisations plus responsabilisantes et « libérantes » ?

La crise du Covid nous laisse des sensations étranges. Nous avons été privés de nos libertés, et paradoxalement, en entreprise, nous avons expérimenté plus de libertés. Mais avons-nous conscience que liberté rime avec responsabilité ? Et comment responsabiliser les jeunes qui arrivent dans les entreprises aujourd’hui ?

Damien Gauthier – La responsabilité ne se demande pas. En revanche, on peut contribuer, au sein des entreprises, à amener les collaborateurs à co-décider ou à décider tout simplement. De grandes entreprises ont mis en place des concertations collectives. Cela responsabilise les collaborateurs, les incite à faire des choix, à prendre des orientations. Il est important d’amener les jeunes générations dans ces dynamiques collectives où chacun va apporter sa pierre à l’édifice. Elles vont leur permettre d’analyser, d’exprimer leurs idées, voir même de décider, et ainsi de développer cette responsabilité.  Et s’il y a responsabilité, les entreprises laisseront plus facilement de la liberté.  C’est un jeu très perméable.

Lorsque l’on évoque la liberté ou la responsabilité, on pense aux entreprises en mode d’auto-gouvernance. Cela remet en question le rôle des managers et des dirigeants. Pensez-vous que demain, nous irons de plus en plus vers des systèmes d’entreprise dites « libérantes » ?

Damien Gauthier – Ces organisations n’indiquent pas forcément la fin du management. Est-ce que nous irons tous jusque-là, je ne sais pas. En tous les cas, elles donnent un mouvement et poussent les entreprises à évoluer. Certaines laissent énormément de marge de manœuvre, de liberté d’action, de décision, et cela est vécu assez positivement. Maintenant, il faut tenir compte de la culture de l’entreprise, de la personnalité du dirigeant, du style de management. On ne peut pas calquer un système. Chaque entreprise a son modèle et va développer son propre mode de libération.

Mais ces courants contribuent à la mise en place d’organisations plus responsabilisantes et plus libérantes. Ces notions de liberté et de responsabilité permettent de gagner en performance, en motivation, en bien-être, et en qualité de vie au travail. Au final, le travail reprend du sens. Une chose est sûre, dans le monde dans lequel nous vivons, où tout s’accélère, les organisations se doivent forcément d’évoluer.

Finalement, la liberté et la responsabilité sont au service de la performance. Mais comment évaluer la performance au sein de ces entreprises libérantes ?

Damien Gauthier – Dans les entreprises responsabilisantes, on parle beaucoup de co-responsabilité : les collaborateurs sont responsables « ensemble » de l’activité de l’entreprise. C’est donc ensemble qu’ils décident d’un objectif de performance et qu’ils analysent le niveau de performance atteint. Ils doivent également se mettre d’accord sur la nature de cette performance : s’agit-il de performance économique ou sociale ?

Comment concilier liberté individuelle et adhésion à des objectifs communs, surtout aujourd’hui avec un télétravail souvent à temps complet ?

Damien Gauthier – Pour que cette liberté et cette responsabilité fonctionnent en entreprise, il va falloir partager des valeurs, décider ensemble de notre façon de fonctionner. C’est en co-élaborant et en partageant des visions communes, en instaurant des rituels, en organisant régulièrement des moments pour accompagner les collaborateurs que l’on va faire évoluer les représentations et gagner en efficacité et en performance collective. Installer de nouvelles façons de produire et de faire ensemble est en soi une évolution culturelle.

La liberté et la responsabilité peuvent aussi faire peur. Comment en tant que dirigeant instaurer ces démarches ?

Damien Gauthier – Ces démarches doivent être instaurées collectivement et ces fameuses évolutions de représentation dont nous venons de parler, sont à prendre en compte impérativement. Au travers de discussions organisationnelles, mais aussi de la co-construction d’une vision partagée, les collaborateurs vont pouvoir exprimer leurs craintes, leurs désaccords et leurs envies.  Sans cela, le risque est de voir les réticences ou les ressentis négatifs se renforcer.

Comment faire évoluer la culture et les postures managériales ?

Damien Gauthier – Beaucoup de choses peuvent être faites. L’entreprise qui veut changer sa culture doit se poser pour la penser. Dans un premier temps, il s’agit de déterminer de nouveaux repères managériaux, qui peuvent être des repères de bienveillance, de confiance, de responsabilité, d’autonomie, etc. Il faut être cohérent avec la stratégie d’entreprise, avec ce que l’entreprise a envie de faire, tant en termes de culture que de performance économique et sociale. Pour accompagner ses ambitions, une organisation va donc définir des repères managériaux et énoncer précisément ce qu’elle attend de ses managers. Cette démarche peut être co-construite avec les managers eux-mêmes.

Au-delà de ça, il faut communiquer auprès des managers et les accompagner pour modifier leurs pratiques à travers différents dispositifs, comme des formations, du coaching individuel ou collectif, des discussions organisationnelles, du codéveloppement, etc.

On a vu des entreprises qui ont eu de très belles réussites en la matière et qui ont en quelques années réussi à modifier profondément leur culture managériale. Ce déplacement culturel et collectif est très positif, il permet de changer la philosophie managériale et contribue aux performances de l’entreprise. Il n’y a bien entendu pas de recette magique, mais le plus important est de déployer des dispositifs très spécifiques, en fonction de la taille, de la culture de l’entreprise et de son contexte.

Quelle sera la néo-normalité du monde du travail ?

Damien Gauthier – Il m’est très difficile de répondre à cette question, car je ne sais pas lire dans une boule de cristal ! On remarque en effet des tendances, qu’il s’agisse du télétravail qui s’impose ou encore du nombre croissant d’indépendants, par exemple. Alors pour finir cet entretien, pourquoi ne pas faire un peu de science fiction. On peut facilement imaginer que les modes de collaborations entre les entreprises et les collaborateurs vont changer : les entreprises seront organisées de façon plus étendue avec un ensemble d’acteurs qui seront plus des partenaires que des collaborateurs. Ce changement d’organisation contribuerait largement à libérer les dynamiques de liberté et de responsabilité.

Pédagogie

Nos conseils pour réussir vos entretiens d’évaluation à distance

7 décembre 2020
Réussir ses entretiens d'évaluation à distance

La conduite d’un entretien d’évaluation à distance n’est, en soi, pas très différente d’un entretien en présentiel, mais attention. La tâche est rendue plus difficile du fait de la diminution de la communication non-verbale, du manque de visibilité sur le travail de son collaborateur, de ses difficultés et/ou victoires rencontrées, et d’une charge cognitive souvent plus élevée avec un chat vidéo. A cela s’ajoute une année 2020 très particulière, marquée par beaucoup d’incertitude, et un télétravail contraint. Vous allez donc échanger avec des collaborateurs qui se sentent isolés, voire désengagés pour certains. Face à cet état des lieux, voici nos conseils pour mieux vous préparer, et donner à ces échanges une couleur différente !

1- Posez un cadre vertueux, favorable aux échanges

Cette année plus encore, l’entretien annuel doit être un dialogue ouvert, et non une évaluation Top-down. Bien sûr, il s’agira d’échanger avec votre collaborateur pour faire le bilan de l’année écoulée et fixer les objectifs de l’année à venir. Mais le climat de confiance que vous aurez instauré bien au-delà de ce moment aura toute son importance, et il permettra notamment de libérer la parole du collaborateur. Donc un cadre, certes, mais modulable, moins formel que d’habitude, avec de l’écoute et de la bienveillance, car à situation exceptionnelle, des attentes différentes.

Optez pour un feedback fondé sur la communication positive. Acte bienveillant et exigeant à la fois, le feedback est un formidable outil pour manager la performance, développer les compétences et motiver votre collaborateur.

2- Soignez la préparation de vos entretiens d’évaluation à distance et anticipez

Il existe 3 règles pour réussir des entretiens à distance : soigner la préparation, soigner la préparation et soigner la préparation ! Au-delà de l’aspect humoristique de cette règle, 80% de la réussite des entretiens à distance repose sur l’anticipation et la préparation.

  • Définissez une date et un créneau de temps pour l’entretien. Fixez rapidement une limite de temps pour ne pas être débordé. Un entretien d’évaluation n’excède rarement 1h30, surtout à distance.
  • Précisez les modalités : la visioconférence est à conseiller, il est important d’être en face à face virtuellement faute de pouvoir se voir physiquement. Vous éviterez donc le téléphone.
  • Exigez que l’entretien se déroule dans un endroit adapté, calme et suffisamment lumineux et préservant la confidentialité (évitez les halls d’hôtel, les cafés ou les espaces de coworking surpeuplés).
  • Préparez les documents dont vous aurez besoin lors de l’entretien. Avoir toujours un exemplaire sous la main pour les consulter rapidement. L’idéal est d’avoir un espace collaboratif de travail pour pouvoir les consulter ensemble voire les rédiger ensemble (exemple : nouveaux objectifs, axes d’amélioration, défis).
  • Pour faciliter la consultation des documents en simultané avec la Visio, privilégiez le double écran.
  • Faites les réglages nécessaires (cadrage de la caméra) de manière à ce que votre image ne soit ni trop proche, ni trop lointaine. Et bien sûr, vérifiez quelques minutes avant l’entretien que le système fonctionne bien (connexion, caméra, son…).

3- Structurez vos échanges tout en faisant preuve de souplesse

A distance la communication se dilue, les messages clefs s’entendent moins bien, l’attention et la concentration sont soumis à plus rude épreuve et les échanges manquent de fluidité. D’où l’importance de bien structurer son entretien d’évaluation à distance, de penser aux questions incontournables, bref d’avoir un déroulé clair afin de ne pas vous perdre.

Structurez sans rigidifier et sachez accueillir les propositions de votre collaborateur.

4- Et si les entretiens d’évaluation à distance étaient l’occasion de (re)mobiliser votre équipe ?

Selon une récente étude de Welcome to the Jungle auprès de salariés, le contexte de pandémie a un impact relativement fort sur l’engagement des collaborateurs, puisque 46,3% des personnes interrogées se sentent moins engagées qu’avant. Donc l’engagement est VOTRE objectif N°1. Alors même si la vision du futur n’a jamais été aussi incertaine, vous fixez avec votre collaborateur des objectifs communs. Et si cela est possible, au regard de la situation économique de l’entreprise, vous ouvrez des perspectives, rassurez, tout en restant honnête sur la situation. Pas de fausse promesse.

Annonce livre blanc 6 tendances managériales

5- Donnez de l’élan et décidez d’actions concrètes

Sur le fond, les collaborateurs attendent que les échanges soient suivis d’actions concrètes. Faire de l’entretien d’évaluation un moment d’échanges efficaces avec des retombées par la suite, est source de motivation.

Sur la forme, s’il est relativement facile d’imaginer des actions concrètes avec un collaborateur en présentiel, en revanche à distance l’opération est plus complexe. Le plan d’action étant essentiellement oral, on prend le risque de noter des choses différentes au moment de sa construction. Chacun pouvant avoir compris les choses à sa façon. Pourquoi ne pas utiliser les fonctionnalités des espaces de travail collaboratif pour travailler à quatre mains sur ces actions futures ?

6- En ces temps particuliers, captez les signaux faibles

A distance, il est toujours plus difficile de sentir dans quel état d’esprit est votre collaborateur. La distance, par définition, est un facteur qui érode les relations authentiques. Un collaborateur isolé qui rencontre un problème hésitera peut-être à vous en parler ou à signaler une situation critique. Il ira chercher de l’aide dans son cercle de proximité. Alors qu’en présentiel vous serez toujours plus apte à sentir les choses. A distance, il vous faudra faire un effort supplémentaire en augmentant vos capacités d’écoute et de questionnement.

Quelques signaux faibles qui doivent vous alerter chez votre collaborateur :

  • Un collaborateur agressif, dans le refus : vous pouvez penser que ce n’est malheureusement pas son jour, qu’il ira mieux demain. Un conseil, pensez plutôt à le questionner : « Je te sens tendu, que se passe-t-il ? ».
  • Un collaborateur qui semble absent : il a sans doute tout compris. Un conseil, n’hésitez pas à le faire réagir, à connaître son point de vue. Souvenez-vous, l’entretien d’évaluation est un dialogue co-construit.
  • Un collaborateur n’est pas suffisamment en contact avec l’équipe, il est peu sollicité : vous pouvez penser qu’il est timide et solitaire. Un conseil, c’est peut-être le moment, lors de votre échange, de le questionner à ce sujet. Peut-être a-t-il des difficultés avec certains membres de l’équipe.