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réunions collaboratives

Intelligence Collective

Comment animer des réunions collaboratives ?

30 avril 2019
Réunion collaborative

Le sujet épineux de la conduite de réunions nous concernent tous. Je vous propose une infographie reprenant la méthode imaginée par Cinaps pour mener avec efficacité des réunions collaboratives. Comment inventer de nouvelles façons de travailler ensemble ? Quels outils et méthodes pour designer des temps collectifs ? Et quelle posture pour l’animateur ?

Si vous souhaitez aller plus loin, Cinaps a créé une formation de 2 jours, pour aider les managers à dynamiser l’animation de leurs temps collectifs. Ainsi, ces temps deviennent de véritables temps collaboratifs qui permettent la confiance, le plaisir et la pollinisation d’idées.

Pour découvrir notre formation “Animer les temps collectifs”, contactez-nous contact@cinaps.com

Infographie Cinaps comment animer des temps collaboratifs

Agilité

Des réunions à distance agiles et efficaces avec le Lean Coffee

9 mars 2021
Réunions collaboratives à distance lean coffee

Dans le contexte professionnel actuel, nous sommes principalement amenés à animer des réunions à distance avec les outils de visio. Alors que ces réunions s’enchaînent, nous souhaitons y trouver plus d’efficacité, tout en permettant l’expression libre des idées. Le Lean coffee, ou café des idées, est un format de réunion qui s’inspire de la « pause-café », mais qui se réalise dans un cadre structuré pour optimiser les discussions, mais sans ordre du jour précis initialement. C’est un rendez-vous au cours duquel les participants échangent sur un thème non défini à l’avance, et choisi démocratiquement.

L’origine du Lean Coffee

Le premier Lean Coffee a été organisé à Seattle en 2009 à l’initiative de Jim Benson et Jeremy Lightsmith sous la forme d’un Kanban personnel et collectif.

On désigne par tableau Kanban, un tableau avec plusieurs colonnes sur lesquelles les informations / sujets se déplacent sous forme de flux. Le Kanban est une méthode d’origine japonaise issue de la pratique du Lean mise en place chez Toyota à la fin des années 50. Le terme désigne d’ailleurs une « étiquette », sorte de fiche cartonnée qui était fixée sur les bacs et conteneurs de pièces dans une ligne d’assemblage. La méthode Kanban fait partie aujourd’hui des méthodes agiles appliquées dans la gestion de projets.

Réunions à distance ou en présentiel, dans quels cas utiliser le Lean Coffee ?

Dans le Lean Coffee, lors d’une réunion, l’objectif principal est véritablement d’échanger et que chacun apporte une valeur à l’intérêt de la conversation par son propre point de vue, sa propre vision du sujet. Il s’agit d’une animation assez conviviale où chacun peut apporter les sujets qu’il souhaite mettre à l’échange. Cette méthode permet aussi de :

  • Faciliter l’émergence de sujets à traiter dans un collectif.
  • Prioriser les sujets en collectif.
  • Structurer un temps de travail collectif.

A l’origine utilisée avec un tableau ou paperboard, des post-its, des feutres et un timer, cette méthode est aujourd’hui parfaitement adaptée pour des réunions à distance. En effet, les tableaux blancs virtuels des applications de visio mais aussi les applications comme par exemple Trello et Klaxoon permettent de le réaliser très facilement en ligne.

Lean Coffee : mode d’emploi

1 – Présentation du café des idées / Lean Coffee

Création du tableau Kanban :

  •             Les points à discuter (A faire)
  •             Les points en discussion (En cours)
  •             Les points dont nous avons discuté (Terminé)
tableau Kanban pour Lean Coffee

2 – Proposition, pitch et priorisation des sujets

Chaque participant positionne un ou plusieurs post-its dans la 1ère colonne.
Les participants réalisent ensuite le pitch de leurs sujets et votent pour déterminer l’ordre et la priorité des sujets.

3 – Échanges sur le sujet ayant obtenu le plus de votes

Celui-ci est positionné dans la colonne « en discussion » pour un premier temps à définir au préalable du Lean Coffee (ex : 8mn).

4 – A l’issu de ce temps, les participants votent à l’aide d’un vote Romain

  • Une majorité de pouces vers le haut, et on continue pour un temps supplémentaire de 4mn.
  • Une majorité de pouces vers le bas et on arrête avec ce sujet.
  • Une majorité de pouces à l’horizontale et on continue sur un temps supplémentaire de 2mn.

5 – Une fois le sujet clos, il passe en colonne « discuté » avec des post-its
« actions associées » qui permettent éventuellement d’alimenter la suite à donner à ce sujet pour une prochaine réunion. Le cycle reprend en étape 3, avec le post-it prioritaire suivant que l’on place dans la colonne en discussion.

Les points n’ayant pas été traités peuvent faire l’objet d’une prochaine réunion. L’animateur fait la synthèse des points et des actions identifiés et formalise le plan d’action : qui engage quelle action pour la réunion suivante ?

Lire aussi l’infographie Comment animer des réunions collaboratives ?

Nos conseils et points d’attention

  • Proposer suffisamment de sujets à partager au départ pour que l’exercice soit riche et productif.
  • Veiller au timing et au respect des étapes pour garantir la réussite du Lean Coffee.
  • Établir une coresponsabilité dans les règles du Lean Coffee.
  • Accepter le principe du choix par le collectif et de la parole de chacun.

A vos Kanbans !

Développement de soi

La contagion émotionnelle, c’est grave docteur ?

4 juillet 2022
Contagion émotionnelle, qu'est-ce que c'est et comment l'éviter ? Cinaps

« Les émotions sont contagieuses comme des virus » affirme Christophe Haag, chercheur en psychologie sociale, spécialiste de l’intelligence émotionnelle et donc de la contagion émotionnelle.  

Ces derniers mois, les entreprises sont passées au scan de la résilience face à un épisode virologique inédit, au sens médical du terme. Mais qu’en est-il de leur capacité à gérer la diffusion des émotions, quelles qu’elles soient, au sein des équipes ? En tant que manager ou collègue, êtes-vous capable d’identifier les situations de contagion négative qui peuvent plomber l’atmosphère de travail ? Cultivez-vous personnellement et collectivement des rituels positifs pour enclencher une dynamique de contagion positive ? 

Qu’est-ce que c’est que ces histoires de contagion émotionnelle ? De quoi parle-t-on ?

La contagion émotionnelle renvoie à la diffusion des émotions d’un individu à un ou plusieurs autres. Ce type de transfert – mis en évidence scientifiquement chez l’homme dans les années 2010 – s’explique par la présence de neurones dits « miroirs » dans notre cerveau, qui capturent l’action de la personne et la reproduise inconsciemment. Ce processus de contagion émotionnelle est profondément ancré dans nos gènes et nous permet de nous adapter socialement à notre environnement. Si l’un ou l’une de mes collègues me montre des signes de tristesse (épaules qui tombent, débit de parole lent, voix basse, teint pâle…), je vais avoir tendance à baisser à mon tour la voix, à ralentir ma prise de parole pour me synchroniser avec lui ou elle. Ce phénomène peut également se produire à distance par le biais d’image, de messages, de sons. Entendre la voix d’un collègue dans une autre pièce peut déjà impacter notre humeur et jouer sur l’atmosphère de travail, dans un sens comme dans l’autre.

Un bon râleur en fait râler 7 !

La contagion émotionnelle en elle-même n’est ni positive ni négative, puisqu’elle désigne seulement ce mécanisme de « diffusion » des émotions. Là où les choses se compliquent, c’est lorsque ce transfert émotionnel concerne des émotions dites « négatives » : la colère, la peur et la tristesse pour ne citer qu’elles. En effet, comme le souligne le psychologue Rick Hanson, notre cerveau agit comme un Velcro sur les émotions « négatives » et comme du Téflon sur celles dites « positives ». Non seulement notre cerveau mémorise 3 fois plus vite une expérience négative que positive – c’est la vitesse de conscientisation – mais, en plus, ces émotions « négatives » restent ancrées plus longtemps en nous et sont plus contagieuses. Par conséquent, à temps égal, l’énergie pompée par les émotions négatives est plus significative que les bienfaits liés à une émotion comme la joie.

Prenons un exemple concret avec la colère ; il faut une heure à votre système immunitaire pour évacuer la production de cortisol – qui attaque vos neurones – générée par une minute de colère… Réfléchissez donc à deux fois avant de vous installer à côté d’un collègue en train de se plaindre, vous risquez d’y laisser une bonne partie de votre énergie, ou de vous mettre à râler à votre tour !  

L’intelligence émotionnelle comme voie de secours

Que puis-je faire dans mon cadre professionnel, pour me prémunir des méfaits de cette contagion émotionnelle ? Éviter l’autre ? Lui en parler ? Me rendre imperméable à ses émotions ? Malheureusement, aucune solution (hydroalcoolique) miracle n’existe pour vous protéger d’un collègue qui projette des mauvaises ondes. 

En revanche, l’excellente nouvelle, c’est que vous avez toutes les cartes en main pour développer votre intelligence émotionnelle. Et chez Cinaps, nous vous donnons de nombreuses pistes concrètes pour y parvenir !

  • Apprenez à détecter vos propres émotions et celles des autres – c’est le cœur de l’intelligence émotionnelle telle qu’elle est définie par Daniel Goleman au milieu des années 1990. Scannez-vous vous-même pour mieux manager votre équipe !
Cinaps propose un accompagnement sur connaissance de soi, pour découvrir l'offre c'est ici
  • Développez une communication assertive et positive dans vos rapports avec vos collègues. Cela permettra d’exprimer votre propre besoin tout en respectant l’émotion de l’autre (et inversement) dans une approche constructive et congruente.
Cinaps propose une formation sur la communication positive, pour plus d'information, cliquez ici.
  • Multipliez les moments positifs, de partage par des rituels dynamiques et conviviaux. Par exemple, osez des ice breakers créatifs, visuels ou dynamiques comme un photolanguage, un “Qui a fait quoi ?”, le “Dessine moi une pomme”, ou encore une météo du jour à partir de cartes Dixit… Ce ne sont pas les idées qui manquent !

En conclusion, dans nos environnements hyperconnectés, nous vivons quasiment en temps réel les grandes émotions de notre monde. En plus de cela nous partageons nos émotions avec davantage de personnes et à une fréquence plus élevée par les réseaux sociaux et leur fameux … émoticônes !

Dans cette configuration le risque de surcharge émotionnel est prégnant. Délimitez vos propres « sas émotionnels » pour réussir à vous reconnecter et comprendre ce que vos émotions ont à vous dire, c’est là que se trouve la clé ! Que ce soit par des techniques de respiration, une reconnexion à la nature ou votre propre petit rituel… écoutez ce que vous dit votre cerveau.

A titre personnel, vous en bénéficierez au niveau de la gestion de votre stress, de votre estime personnelle, et de vos prises de décision. Mais surtout, vous serez en mesure d’analyser avec plus de lucidité et de finesse les émotions négatives ou positives que vivent vos collègues. À vous de tout faire pour alimenter davantage le mécanisme vertueux de la contagion positive plutôt que de vous battre à corps perdu contre le cercle vicieux de la contagion négative. Sacré challenge.

Et lorsque vous croiserez votre collègue dans la plainte, rappelez-vous ces propos de Ganhdi : « Nul ne peut me blesser sans ma permission »

Intelligence Collective

Comment booster la coopération à distance ?

18 novembre 2020
Comment booster la coopération à distance ?

Nous avons fait preuve d’une grande adaptabilité, en travaillant et manageant à distance, bien souvent de chez nous. Mais qu’en est-il de la coopération en cette fin d’année 2020 ? Car avec le temps qui défile, la somme de travail qui s’accumule, le moral qui baisse, mais aussi et surtout l’absence de lieux physiques pour se rencontrer, la collaboration est mise à rude épreuve. Alors voici 4 conseils destinés à des managers et des dirigeants pour soutenir la coopération envers et contre tout.

1- Soutenez la coopération, coûte que coûte

Plus encore aujourd’hui, nous avons besoin de construire des projets à plusieurs, de partager, de nous entraider, de vivre des expériences riches, enthousiasmantes et motivantes. ­­­­­La coopération est un vrai moteur d’engagement, qui nous recentre sur le « nous ». Le manager a donc ce rôle essentiel de susciter la collaboration au sein de son équipe. Avant la période de Covid, un management collaboratif était déjà en marche, attention à ce que le télétravail ne vienne pas freiner cette tendance : même avec des collaborateurs à distance, le manager prend soin de créer du lien, permet aux hommes de se sentir « reliés » aux autres, et devient un véritable animateur de réseau orienté vers la performance collective tout en donnant la priorité à l’humain.

Le manager, de par sa posture managériale, suscite la confiance, libère l’expression, offre des marges d’initiative, et rend ses collaborateurs acteurs. Il n’est plus au-dessus d’eux mais avec eux.

Pourtant, la coopération n’est pas toujours facile à obtenir, la distance et pour certains la peur des outils digitaux nuisent à l’initiative collaborative mise en place. Enfin, elle ne peut pas être imposée, il faut notamment apprendre à passer de l’intérêt individuel à l’intérêt collectif. Alors autant miser sur les « Conditions d’une coopération réussie », à découvrir dans la partie Coopération de notre dernier livre blanc, « 6 tendances managériales pour booster l’expérience collaborateur ».

2- Même en distanciel, continuez à créer des dynamiques de groupe

Pas question de rester isolé. La transparence et la circulation de l’information jouent un rôle important et permettent de fédérer et de maintenir le lien. Le manager va devoir innover dans ses pratiques en mettant en place des espaces de dialogue et d’échange visant à favoriser un sentiment d’appartenance au collectif.

De nombreuses entreprises dispersées de par le monde, ont depuis longtemps mis en place des dynamiques collaboratives à distance. Certaines ont développé des réunions hebdomadaires sous forme d’échanges entre les collaborateurs et leur dirigeant. Les points abordés permettent certes de communiquer sur l’actualité de l’entreprise et de répondre aux questions des collaborateurs, mais aussi de nourrir la collaboration et la convivialité.

Autre exemple, chez Cinaps, nous avons mis en place des rituels, comme L’Hebdo, les Cafés Boost ou encore nos What’s up Doc, moments d’échange permettant de mieux savoir ce que chacun fait. Chaque collaborateur, peut librement décider de créer un What’s up Doc, sur une période d’une heure environ, pour parler d’un projet, d’un nouveau partenariat, d’une idée, d’une réussite, etc. A lui de choisir. Grâce à ces échanges, nous sommes plus au fait des réalités de chacun, nous développons plus de solidarité, d’écoute et une certaine serendipité, car souvent, de ces rencontres naissent de nouvelles idées.  

3- Faites des outils digitaux collaboratifs vos alliés

Les outils digitaux à notre disposition sont nombreux qu’il s’agisse de gérer des projets, des tâches quotidiennes, de rester au contact de votre équipe. Vous trouverez ici une sélection proposée par le Blog du Modérateur https://www.blogdumoderateur.com/selection-outils-teletravail/

Maintenant, il n’est pas toujours facile de faire preuve de créativité pour animer des réunions à distance, de « brainstormer » sur un immense espace virtuel, de partager des idées, d’interagir, etc. D’autant plus que certains sont des collaborateurs avec une culture digitale agile et collaborative ; pour d’autres, les technologies sont adoptées mais pas totalement intégrées, et d’autres encore sont plutôt réfractaires aux nouveaux outils. Il faudra de la part du manager, de la patience, une écoute active et attentive des besoins de chacun, et un accompagnement des équipes vers la prise en main d’outils. Klaxoon est l’exemple d’un très bon outil d’idéation, de formalisation, en présentiel ou à distance, avec une large gamme de templates selon les besoins ainsi que de nombreuses vidéos pour monter en compétences.

Une fois à l’aise avec la technique, le manager, de par sa posture, peut générer une vraie dynamique créative, créer la confiance et impliquer le collectif de manière opérationnelle. Sur ce point, Cinaps accompagne les managers à animer des temps collectifs en présentiel ou à distance en travaillant sur des bonnes pratiques et des idées pour animer autrement.

4- Reconsidérez l’espace de travail : un vrai lieu de coopération

A ce moment précis, nous sommes confinés, contraints à télétravailler de chez nous le plus possible. Alors certes, cette pandémie va profondément changer notre rapport au travail, mais nous retournerons sur site ou sur des tiers-lieux car c’est là que se joue le lien social. Mais pour cela, il faudra que les entreprises réinventent leurs espaces de travail. Ces derniers devront répondre à des enjeux de sociabilité, d’intelligence collective, de ressources et de serendipité. Leur succès dépendra vraiment de la valeur ajoutée que les entreprises veulent leur donner. Il va de soi, que le sujet du bureau pose une vraie question : « mais que voulons-nous faire ensemble dans nos espaces de travail ? ».

Outre le fait de davantage considérer l’espace de travail comme un HUB, il devra aussi être un terrain de jeu reflétant l’ADN de l’Entreprise, un lieu en accord avec sa stratégie et sa culture managériale.

Et vous ? Comment faites-vous au sein de votre entreprise pour booster la coopération, mieux travailler le “nous” ? N’hésitez à laisser un commentaire en partageant vos expériences pour enrichir le collectif et nous pousser à nous améliorer.
Enfin si vous souhaitez réfléchir sur des axes d’amélioration de votre culture collaborative, envoyez-nous un mail à l’adresse suivante : laetitia.tereygeol@cinaps.com

Intelligence Collective

Réunion : comment recréer l’union ?

14 mai 2019

Dans notre salle de réunion, chez Cinaps, nous avons un dessin illustré de VOUTCH, que j’aime beaucoup, d’un collectif s’interrogeant : « Personne ne sortira de cette pièce avant que nous ayons pu répondre à ces deux questions : qui a organisé cette réunion ? Dans quel but ? ». Cette petite pointe d’humour nous questionne régulièrement, si besoin est, sur la pertinence ou l’efficacité des réunions que nous engageons.

Comme cette équipe, toute organisation peut se poser ces questions : est-il nécessaire de réaliser cette réunion ? Sommes-nous dans de bonnes conditions pour résoudre les questions qui se posent ? Sommes-nous au clair sur le why, how, what* (le « pourquoi, comment, quoi ? » de Simon Sinek) de ce rituel incontournable et néanmoins très chronophage employé dans toutes les organisations ?

Deux dangers guettent irrémédiablement tout participant à une réunion :

  • Les egos prennent bien souvent le pas sur l’enjeu de la réunion.
  • Les enjeux de pouvoirs et d’intérêts peuvent générer des tensions et rendre l’exercice stérile, voire douloureux.

Alors, comment rendre les échanges plus constructifs et efficaces, voire agréables (je sais, c’est beaucoup demander) ?

1- Le coeur de la réunion : maîtriser la chambre d’échos des egos

La réunion est souvent le lieu de l’expression et de médiatisation d’un rapport de pouvoir ou d’influence.

En effet, au-delà de l’objectif affiché de la réunion, la réunion focalise le besoin de faire « briller son ego », « tirer la couverture à soi », même inconsciemment. Mais l’ego peut aussi s’exprimer en « réaction », « en passivité » ou en « sabotage » pour attirer l’attention sur soi. C’est ainsi que l’échange sur le choix d’une solution optimale pour le collectif peut vite se transformer en jeu d’argumentation et d’influence pour faire passer son idée plutôt que de choisir celle d’un collègue, qui pourtant, avait tout son intérêt. Les autres participants devenant ainsi les spectateurs d’une joute d’idées qui, au final, ne porte plus réellement sur les solutions elles-mêmes.

Comment laisser son ego au placard ? N’est-il pas humain de vouloir défendre ses idées ?

Oui, c’est noble, si cela correspond bien à l’objectif de la réunion et si cela n’empêche pas l’écoute des autres idées. Pour nous prémunir de ce risque il existe des solutions qui font évoluer, non seulement le principe de la réunion, mais également la nature des liens et des échanges au sein d’un collectif.

> Passer du statut au rôle

Inspirés par les principes de l’holacratie, une première recette consiste à bien faire la différence entre le statut des participants à une réunion et leur rôle. Quelque-soit mon statut, le principe consiste à définir des rôles, au regard des objectifs de la réunion et des participants, indépendamment de mon statut et de ma fonction. Ce n’est pas une personne avec son statut qui participe, mais un membre du collectif avec son rôle dédié (je ne suis plus le responsable du service mais, au cours de cette réunion, je suis le « synthétiseur », je suis le « contradicteur technique » ou l’avocat des solutions proposées).

> Créer un droit d’alerte

Une autre manière d’éviter le réveil des egos consiste à créer un code ou droit d’alerte qui responsabilise chaque participant de la réunion dans l’alerte d’une dérive. L’illustration la plus insolite de ce principe, nous est proposée par Frédéric Laloux (Reinventing organisation), qui décrit l’usage de tingshas, cymbales tibétaines au sein d’une grande organisation hospitalière : au début de chaque réunion, une personne se voit confier la responsabilité de « sonner l’alerte » et de faire résonner le tingshas si elle perçoit que ce sont les egos qui parlent ou que l’échange dérive de son objectif initial. Le temps de résonance de la cymbale permet à chacun de prendre de la hauteur et d’auto-réguler l’échange après le silence imposé par le sonneur…

2- La forme de la réunion : collaboration vs compétition

La forme et les principes de la réunion influencent aussi fortement la posture de ses participants. A titre d’illustration, « La chasse à la meilleure idée d’innovation » induit forcément des comportements de compétition, un vainqueur et des perdants, voire des règles de chasse (n’allant pas, il faut l’espérer, jusqu’à la mise à mort …). Néanmoins, selon les principes d’Axelroad, les comportements de protection et de survie renforcés par les modalités de réunions (argumentation de la meilleure solution), conduisent nécessairement à des comportements non coopératifs, voire perdants-perdants.

> Des modalités collaboratives pour limiter les conflits d’intérêts

Si on veut limiter les conflits d’intérêts, les jeux d’influences qui peuvent dénaturer les objectifs collectifs de la réunion, on peut proposer des modalités qui se veulent collaboratives : modalités de propositions de solutions par tous, des formats d’argumentations collectives, ou des formats qui détournent la propriété des idées.
A titre d’exemple, un principe de réunion peut consister à confier l’analyse et la défense d’une idée, non pas à son auteur mais à un pair, évitant de manière structurelle la lutte d’influences et les conflits d’intérêts.

> Des règles du jeu bienveillantes pour générer du gagnant-gagnant

Enfin, les règles du jeu sont les garantes de la bonne coopération des acteurs de la réunion. A l’instar des inventeurs du UNO qui viennent de reposer les règles dénaturées par des années de surenchères de règles pour faciliter la chute des joueurs (vous avez surement vous aussi inventé la règle du cumul des pénalités !!), il est temps de re-fixer ensemble des règles de bonne collaboration et de coopération de nos réunions.

Ainsi, définissez un principe gagnant-gagnant ou de bienveillance : à titre d’exemple, pour prendre une décision collective, « vous devez compiler les arguments des différents participants et les objections et les mettre aux votes des participants », « pour identifier et faire avancer les idées d’innovation dans votre réunion, vous devez rebondir sur l’idée de l’autre en y apportant une précision ou une option ».
A vous de trouver vos règles du jeu en cohérence avec votre objectif de meeting…