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Manager des collaborateurs en télétravail : qu’est ce qui change ?

9 juin 2017
télétravail

Un récent sondage Ipsos révèle que le télétravail occasionnel (une journée par semaine) se répand chez les cadres (41 %) et particulièrement chez les cadres franciliens (31 %). Des études récentes, dont celle de Morgan Chase, montrent que « 95% des salariés exerçant dans un environnement flexible, se sentent plus motivés à se dépasser ». Le télétravail connait depuis quelques années un développement exponentiel, dopé par les démarches sur la QVT et la lutte contre les RPS au point que de nombreux accords se signent depuis 5 ans dans la plupart des grands groupes.

Les « pour » et les « contre »

« Certaines des meilleures décisions et idées viennent de discussions de couloir et de cafétéria, en rencontrant de nouvelles personnes et dans des réunions d’équipe improvisées ». C’est par ces arguments que Marissa Mayer, PDG de Yahoo expliquait en 2013, la suppression du travail à distance dans l’entreprise.

Les arguments des « contre » se concentrent sur la question de la diminution de l’intensité des relations informelles dans le travail à distance. Moins d’interactions, moins de collaboration, donc moins de richesse collective.

Pour autant, et même si les études sur le télétravail restent encore à l’état embryonnaire, les risques sont réels pour l’entreprise comme pour le collaborateur. On peut citer l’isolement social, la baisse de la collaboration et l’invisibilité potentielle de l’employé (« loin des yeux, loin du cœur »).

 

A contrario, la littérature favorable au télétravail, insiste souvent sur le fait que le travailleur à distance est généralement plus productif. Moins d’interactions, d’interruptions et de distractions de tous ordres facilitent la concentration. Sans compter avec le fait que, dans les zones urbaines encombrées, la suppression des temps de transport permet véritablement d’optimiser le temps de travail. Autre argument de poids, le télétravail permettrait de mieux équilibrer vie professionnelle et personnelle en étant plus disponible pour sa famille.

On voit bien là poindre une question cruciale : le développement du télétravail n’est-il pas à interpréter aussi comme le symptôme d’une incapacité de nos organisations à créer de bonnes conditions de travail ? Car si le télétravail devient un moyen pour les salariés de s’extraire pour un temps du stress généré par leur environnement professionnel, on ne résout pas pour autant le problème du stress au travail, on ne fait que le déporter.

 

Tous concernés ?

Très clairement le télétravail ne concerne pas tous les salariés. Les activités postées par exemple en sont exclues : personnel d’accueil, opérateur sur machine, chauffeurs, cuisiniers, enseignants… Ce qui peut entraîner dans les entreprises le sentiment que le télétravail est réservé à quelques privilégiés, cadres ou fonctions tertiaires. D’où une certaine frustration que le manager devra apprendre à gérer.

Dans la plupart des accords sur le télétravail, les nouveaux arrivants sont exclus (considérés comme peu autonomes), le télétravail étant généralement réservé aux salariés ayant au moins un an d’ancienneté.

Mais, les progrès technologiques aidant, ce sont de plus en plus de fonctions qui pourront, à terme, accéder au télétravail.

 

Des exemples de travail à distance, facilité par la technologie :

 

  • Les systèmes de classes virtuelles permettent à des formateurs d’animer des formations depuis n’importe quel lieu.
  • La société française Assonance est un centre d’appel sans plateaux, exclusivement exploité en télétravail : « nous sommes le seul call center véritablement virtuel », explique Benoît Mougel, directeur général de cette société nordiste. Outre les gains sur les charges de structure, l’entreprise a réussi à fidéliser ses opératrices dans un secteur où le turn-over est souvent élevé.
  • Les robots de téléprésence qui commencent à être utilisés dans l’industrie permettent à un dirigeant ou à un service de maintenance délocalisé de rendre visite virtuellement aux unités de production et se rendre plus souvent disponibles, auprès d’eux. Comme en témoigne Gil Hetzroni, CEO de Power Bright, « Grâce aux robots de téléprésence, nous sommes en mesure aujourd’hui de superviser (depuis les US) notre usine en Chine, et de vérifier l’évolution des productions… »
  • Autre exemple, le diagnostic médical à distance permet aujourd’hui à un médecin à distance, (grâce à une cabine équipée de capteurs évaluant les principaux paramètres de santé, poids, pouls, tension, rythme cardiaque…) de poser un premier diagnostic sans se déplacer.

 

Ce que ça change pour les managers ?

Nous serions tentés de dire « rien ou pas grand-chose », tant il est vrai que le salarié qui travaille chez lui, travaille dans les mêmes conditions que s’il travaillait au bureau. Souvent les managers et les équipes considèrent que le collaborateur (ou le manager) en télétravail jouit d’une sorte « d’autorisation d’absence ». « Il est en télétravail ce jour-là, c’est délicat », me disait récemment un manager avec qui je devais planifier une réunion avec un de ses collaborateurs. Soyons clair, le salarié en télétravail est aussi disponible et joignable, il réalise les mêmes activités et doit répondre aux mêmes obligations de sa fonction, que s’il était présent sur son lieu de travail. Sauf qu’il travaille chez lui. C’est un premier principe de base à poser dans tout accord sur le télétravail.

 

Règles fixes ou flexibles

Une journée par semaine, plusieurs journées par semaines ou, comme dans le cas de Mastercard, jusqu’à 5 journées par semaine (un cas rare), les accords sur le télétravail sont variables.

De nombreux accords de télétravail ont défini des journées fixes : souvent le lundi, le mercredi ou le vendredi. Le système des journées fixes présente des inconvénients. Il fige les choses et il est alors difficile de moduler et d’adapter en fonction des impératifs du service, car ce qui a été défini et accordé est vite considéré comme un acquis « non-modifiable ». Dès lors, entre les RTT, les congés et les journées de télétravail, il devient extrêmement difficile de réunir les équipes et encore plus difficile de les réunir dans l’urgence.

Une formule plus flexible consiste à définir que chacun peut prendre une (ou plusieurs selon l’accord) journée de télétravail mais en tenant compte des impératifs du service et des urgences (éviter le premier lundi du mois par exemple car l’équipe a besoin de se réunir physiquement chaque début de mois). Il en va de la responsabilité individuelle et collective. On imagine mal un commercial refuser une date de rendez-vous avec un client sur un dossier chaud au prétexte qu’il est en télétravail ce jour-là.

Parmi l’ensemble des règles pouvant être édictées au sujet du télétravail, certaines nous semblent incontournables :

  • le télétravail n’est pas obligatoire (certains n’aiment pas travailler chez eux)
  • lors d’une journée de télétravail, un collaborateur peut être joint, sollicité, associé au même titre que s’il était sur site.
  • les journées de télétravail figurent sur les agendas partagés afin que chacun en soit informé.
  • les journées de télétravail ne sont pas gravées dans le marbre. C’est l’intérêt collectif et la flexibilité qui doivent primer avant tout.
  • les journées de télétravail ne sont pas consécutives.
  • tout télétravailleur est formé aux outils de travail à distance et s’engage à les utiliser.

 

La solution : co-construire en équipe un guide de bonnes pratiques du télétravail. Si vous êtes en mal d’idées, il existe une base de données de 68 accords sur le télétravail, accessible sur le site de l’OBERGO (observatoire du télétravail) http://teletravail.enquete.free.fr/Basededonneesdesaccordsteletravail.htm

 

Adapter les postes de travail : passer au digital++

La réussite du télétravail passe par la mise à disposition de moyens adaptés :

  • A minima un PC (ou Mac) portable, un téléphone portable et un système de visio-conférence (type Link par exemple) tels sont les outils de base indispensables au télétravailleur.

  Mais c’est encore insuffisant.

  • Un agenda partagé en ligne doit permettre à tous les membres de l’équipe de savoir instantanément qui fait quoi, quand et où.
  • Un salarié en télétravail doit aussi pouvoir, depuis son domicile, accéder au serveur de l’entreprise sur lequel sont souvent hébergés sa boite mail, ses dossiers et ses applications. Les DSI, en fournissant les accès nécessaires, ont un rôle éminent à jouer dans la réussite de ces nouvelles organisations du travail.
  • Au-delà des systèmes de visioconférences dont l’usage se répand de plus en plus, il est aussi indispensable que les équipes puissent collaborer à distance et en temps réel (écriture collaborative). De telle fonctionnalités sont présentes et extrêmement faciles à mettre en œuvre sur des systèmes comme One Drive ou SharePoint par exemple.
  • Le télétravailleur pouvant perdre le contact avec son environnement de travail (équipe et manager) il est très utile de mettre en place une solution partagée de communication et d’échanges instantanés de type social network.
    Il existe des solutions simples et gratuites, comme par exemple, WhatsApp, Yammer, ou Slack, qui permettent de maintenir la dynamique d’échanges informels nécessaires à la vie de toute équipe. On peut y échanger son humeur du jour, ses idées, ses photos ou vidéos, ses succès, ses questions… bref tout ce qui s’échange spontanément et naturellement dans une équipe, au quotidien, autour de la machine à café.

 

Un cadre réglementaire qui reste à définir

C’est un dossier que la nouvelle ministre du Travail, Muriel Pénicaud, devra ouvrir très prochainement car la concertation entre les syndicats patronaux et ceux des salariés est en passe d’aboutir prochainement à un projet d’encadrement législatif du télétravail.

Car le télétravail pose de nombreux problèmes juridiques non résolus à ce jour : conformité du domicile du télétravailleur, attestation par un assureur de l’usage du domicile comme lieu de travail, prise en charge des accidents du travail pouvant survenir au domicile, assurance du matériel mis à disposition…

 

En conclusion, le télétravail, si nous le considérons comme la possibilité pour un salarié de travailler chez lui une à deux journées par semaine, ne change pas grand-chose pour les managers. A condition bien sûr de considérer le télétravailleur comme « présent virtuellement » et de respecter quelques règles de base.

 

Les principaux enjeux managériaux nous semblent être, par ordre d’importance :

  • développer les moyens et les compétences liés aux outils digitaux.
  • se mettre en conformité avec le cadre légal à venir.
  • mettre en place une organisation du télétravail flexible et non bloquante.
  • trouver le bon équilibre entre travail à distance et présence sur le site.
  • gérer les frustrations de ceux qui n’y ont pas accès dans l’équipe.

 

 

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Comment optimiser sa relation client 3.0 ?

25 avril 2017
Hand drawing unhappy and happy smileys on blackboard

 

La relation client s’inscrit dans une économie en profonde mutation qui implique de passer d’une logique de « Produit ou de Process » à celle de l’expérience vécue puis de l’excellence du service rendu.

On parle aujourd’hui de « relation PARTENARIALE » qui dépasse largement l’idée de simplement faire du commerce ou du business avec les clients.

Cela implique de ne pas juste « délivrer » un service mais plutôt « d’être de service » ou « au service » des clients, même pour des fonctions supports très éloignées du client final.

En effet, les organisations qui se différencient en matière de relation client ont compris un point essentiel : répondre à un besoin utilisateur ne suffit plus.  En revanche, elles s’emploient à travailler sur l’aspect identitaire puis émotionnel de l’expérience, permettant de créer une « appartenance » forte à la marque et ainsi, de fidéliser autour de valeurs partagées.

 

Faut-il être magicien pour autant ? La réponse est NON !

Mais il s’agit alors de reconsidérer la relation client en plaçant véritablement ce dernier au centre des préoccupations quotidiennes de chacun.

 

Comment mettre le client au cœur ?

Le client au coeur

Une des erreurs les plus remarquées au sein des entreprises ?  Vouloir « greffer » une approche du client sur l’organisation plutôt que de « transformer l’organisation » par une nouvelle approche client !

 

Il est indispensable de dépasser le seul périmètre des compétences à acquérir afin d’aller se confronter à un défi d’une toute autre dimension : l’évolution CULTURELLE de toute l’organisation.

 

4 pistes de réflexion pour booster votre relation client :

  1. A partir des nouvelles attentes puis des nouveaux besoins de tes clients, la VISION orientée CLIENT de ton organisation tu définiras ou clarifieras…

Exemple d’action : la projection ambitieuse et stimulante de l’avenir orientée « CLIENTS AU CENTRE ».

 

  1. A COORDONNER puis à PROPAGER la démarche tu t’emploieras.

Exemples d’action :

– La qualité des services et de l’expérience livrée aux clients visible et mesurable au quotidien sur le terrain.

– la présence de « Leaders » du service et de l’expérience client à tous les niveaux de l’organisation.

 

  1. Le « MODE DE MANAGEMENT » de l’entreprise ou de ton service tu ALIGNERAS.

Exemples d’action :

– La remise en question des façons de faire en s’appuyant sur les forces en présence.

– La communication et le discours d’abord sur les enjeux, la vision et le sens avant les résultats quantitatifs.

– L’écoute, l’animation, le suivi et la responsabilisation des collaborateurs dans une optique de « Satisfaction Clients ».

– Des ateliers de réflexion participatifs autour de l’amélioration de l’expérience client.

– Le développement des compétences en matière de relation puis d’expertise du service client.

 

  1. De la CONSIDÉRATON et des MARGES DE MANOEUVRE, à tes collaborateurs tu

apporteras.

Exemple d’action : l’approche « clients internes » et expérience Managériale de qualité.

 

Vous l’avez compris, une relation client de qualité ne se décrète pas uniquement mais se traduit culturellement par une nouvelle posture et de nouveaux comportements observables pour l’ensemble des collaborateurs.

De fait, la considération puis l’expérience collaborateurs restent INDISSOCIABLES avec celles des clients finaux et la relation client 3.0 réside alors dans une alchimie sociale et économique.

 

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Et si vous preniez le temps ?

28 février 2017
Le temps

Chez Cinaps, nous sommes convaincus que le temps est une ressource indispensable de soutien au processus de transformation.

L’expérience des projets montre la difficulté de déclencher un processus de transformation effectif en quelques mois, voire en quelques années.

Plus la transformation visée est d’envergure, plus il faut du temps à ceux qui la vivent pour faire face aux nombreux défis qui se présentent.

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Perspectives 2017

23 janvier 2017
Perspectives 2017

Les importantes mutations économiques, technologiques et sociétales ont profondément impacté notre rapport au travail. Le monde change et induit de nouvelles pratiques managériales. Prendre en compte ces évolutions implique de repenser nos façons d’être et d’agir.

Ces nouvelles manières de manager ont un double objectif : d’une part accélérer les transformations, et par conséquent rendre l’entreprise plus réactive, et d’autre part développer le sens et l’innovation.

 

Savoir évoluer rapidement sera le facteur de différenciation des organisations. C’est le syndrome de la Reine Rouge. Rappelez-vous, dans Alice au Pays des Merveilles, de Lewis Carroll, Alice et la Reine Rouge courent et restent néanmoins à la même place ; le paysage ne défile pas. Comme elles, nous devons nous inspirer de ce qui nous entoure, sortir du cadre, anticiper, être rapide, au risque de rester sur place et d’être « hors course ».

La vitesse de transformation sera donc le principe d’évolution décisif pour les entreprises. Celles qui ne sauront pas accélérer disparaitront ; celles qui sauront courir resteront sur place et seront suiveuses ; celles qui sauront courir plus vite que les autres, par leur innovation et leur agilité, assureront leur avance, leur compétitivité et leur pérennité.

 

L’autre enjeu du management est de créer du sens et de développer l’innovation. La vision est certainement un des bras de levier majeur de la génération du sens. C’est pourquoi, communiquer et partager une vision dans l’entreprise est un enjeu stratégique. La vision est une image idéale et unique de l’avenir. Elle doit amener une part de rêve, de désir. Partagée, elle donne une énergie vitale aux équipes : implication, inspiration, enthousiasme, sens. Par cette dynamique, la vision permet de mettre en perspective l’avenir des hommes et celle de leur entreprise.

Le management devra aussi favoriser l’innovation, la juste innovation incrémentale et plurielle. C’est peut-être pourquoi, les modes de management participatifs, la co-construction ou encore la création de lieux d’innovation (LABS) s’affirment comme une marque de modernité. L’innovation est assurément la clef permettant aux entreprises de s’adapter, d’avancer et de changer d’ère.

 

A l’image de l’année que nous venons de quitter, 2017 affiche plus encore la nécessité de se réinventer pour se pérenniser et prospérer dans un monde en transformation rapide.

 

 

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Transformation, l’art de prendre les choses du bon côté

22 novembre 2016
Photo quelle direction prendre

D’un côté, la multiplicité des acteurs, le durcissement des réglementations, l’atomisation des responsabilités, la complexité, la crise, la recherche d’efficience, le conservatisme, l’obligation de résultat à court terme…
De l’autre côté, les enjeux du durable qui tentent de mettre en harmonie le social, l’environnemental et l’économique dans des logiques vivables, viables et équitables.

 

D’un côté, des évolutions individuelles et organisationnelles laborieuses, lentes et progressives avec des systèmes d’adaptations transitoires souvent instables et expérimentaux, qui nous placent dans des stratégies d’accommodation plutôt que dans celles de réelles transformations.
De l’autre côté, une modernité qui engendre des évolutions profondes et inexorables qui, depuis quelques décennies, poussent et obligent les entreprises à passer :
• d’environnement stable à instable.
• de stratégie réactive à proactive.
• de processus de routine à des processus complexes.
• de gestion autoritaire à sociocratique*.
• d’une gestion du capital humain instrumentale à celle de la motivation et de l’épanouissement.
• d’organisation hiérarchique ou/et matricielle, spécialisée par fonction ou par processus à une organisation résiliaire axée sur la responsabilité, l’innovation, la participation et le partage.
• d’une conception du temps long à une conception du flux tendu et du temps réel.
• de la tâche au projet.
• de l’oralité au virtuel.
• du conservatisme à l’innovation.
• du sédentarisme à la mobilité.
• de l’individualité au collaboratif.
• du localisme au globalisme.

 

D’un coté, résister, ne pas bouger, ne rien faire, imiter, se laisser porter, suivre, craindre, subir passivement.
D’un autre coté, observer, constater, comprendre, imaginer, anticiper, agir, changer.

 

D’un côté, rendre compte.
D’un autre côté, prendre en compte.

 

Et vous ? De quel côté prenez-vous la transformation ?

*  mode de gouvernance qui permet à une organisation, de fonctionner efficacement sans structure de pouvoir centralisée selon un mode auto-organisé.